카페 재고관리
카페 재고표에서 같은 재료 중복 집계 막는 실무 정리 가이드
발행
같은 재료가 재고표의 2~3개 행에 나뉘면 실제 수량과 발주 판단이 달라집니다. 이 글에서는 재료명보다 고유 기준을 먼저 정해 1개 재료가 1개 항목으로만 쌓이게 만드는 정리법을 설명합니다. 원두의 상태나 우유의 용량처럼 기록 대상이 달라지는 경우에는 별도 항목으로 나누고, 표기만 다른 경우에는 하나로 합칩니다. 여러 지점에서 같은 기준을 유지하는 점검 순서도 함께 제시합니다.
재료 기준표 만들기
재고표의 첫 기준은 사람이 읽는 이름이 아니라 재료 코드입니다. 예를 들어 매장에서 에스프레소 원두를 ‘원두’, ‘에스프레소빈’, ‘매장용 원두’로 따로 적으면 3개 행이 생겨도 실제 재고는 1개일 수 있습니다. 코드 1개에 공식 이름 1개를 연결하고 별칭은 참고 열에만 둡니다. 코드에는 용량이나 상태를 섞지 않습니다. 담당자는 새 행을 직접 만들지 않고 코드 목록에서 기존 항목을 선택합니다. 이름은 하나로 고정합니다.
표기와 규격 분리
이름이 같아도 규격이 다르면 한 항목으로 합치지 않습니다. 우유 1L와 우유 2L는 용량 열로 나누고 원두 1kg과 원두 500g은 포장 기준을 따로 기록합니다. 반대로 ‘우유 1리터’와 ‘우유 1L’처럼 표기만 다른 경우에는 표준 표기 1개로 통합합니다. 입고 단위와 사용 단위가 다르면 환산 비율을 별도 열에 고정해 수기 계산이 매번 달라지지 않게 합니다. 단위까지 같아야 합쳐집니다.
입출고 흐름 점검
입고와 사용 기록을 같은 재료 코드에 연결해야 잔량이 한 곳에 모입니다. ‘입고 2봉’, ‘사용 500g’, ‘폐기 100g’을 서로 다른 이름으로 쓰면 합계가 갈라집니다. 입출고 표에는 날짜와 코드를 고정 열로 두고 수량과 단위도 같은 기준으로 기록합니다. 폐기 사유는 별도 열에 남깁니다. 잔량은 입고량에서 사용량과 폐기량을 뺀 값으로 계산합니다. 계산식은 1개로 유지합니다. 생산용 원두처럼 볶기 전 생두와 볶은 뒤 원두의 상태가 달라지는 재료는 코드도 분리해 변환 기록을 남깁니다.
지점별 중복 방지
여러 지점은 같은 코드표를 복사해 쓰는 것만으로 중복을 막기 어렵습니다. 본점과 2호점에서 ‘디카페인 원두’의 코드가 다르면 통합 재고와 발주량이 어긋납니다. 공통 코드는 본사 기준으로 고정하고 지점별 보관 위치는 별도 열에서 관리합니다. 새 재료 등록은 1개 승인 경로로 제한해 임의 코드가 늘지 않게 합니다. 재고 마감 때 이름별 행 수를 세어 2개 이상인 항목을 중복 후보로 표시합니다. 코드와 단위를 대조해 표기만 다른 행은 합칩니다. 상태가 다르면 분리합니다.
핵심 요약
- 재료명보다 고유 코드와 기준 단위를 먼저 정해야 중복 행을 한 항목으로 모을 수 있습니다.
- 용량이나 상태가 다르면 별도 코드로 두고, 표기만 다른 경우에만 통합합니다.
- 입고와 사용을 같은 코드에 연결하고 폐기 사유를 남겨 잔량 계산의 기준을 맞춥니다.
- 지점이 늘어날수록 공통 코드표와 1개 승인 경로가 임의 입력을 줄이는 기준이 됩니다.
자주 묻는 질문
재료명이 같으면 하나의 항목으로 합쳐도 되나요?
용량과 상태가 같을 때만 합칩니다. 우유 1L와 우유 2L는 이름이 같아도 별도 항목입니다.
생두와 볶은 원두를 같은 항목으로 기록해도 되나요?
같은 항목으로 기록하지 않습니다. 볶기 전 생두와 볶은 뒤 원두는 재고 상태와 사용 단위가 달라 각각 다른 코드로 나눕니다.
엑셀에서 중복 후보를 찾는 방법은 무엇인가요?
재료 코드 열의 값이 2회 이상 나타나는지 COUNTIF로 표시합니다. 표시된 행의 단위와 규격을 대조해 표기 중복인지 실제로 구분해야 하는 항목인지 나눕니다.
여러 지점의 재고표를 합칠 때 먼저 맞출 값은 무엇인가요?
공통 코드와 기본 단위를 먼저 맞춥니다. 2개 지점의 표에서 이름만 같고 단위가 다르면 합산하지 않습니다. 규격을 확인한 뒤 항목을 나눕니다.
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