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카페 재고표 품목명·수량 단위 통일이 필요한 이유와 관리 기준
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재고표의 이름과 단위를 1가지 기준으로 맞추면 같은 재료가 여러 행으로 갈라지는 일을 줄이고, 입고량과 사용량을 한 기준에서 비교할 수 있습니다. 품목명과 수량을 분리하는 것이 핵심입니다. 예를 들어 1kg 원두를 ‘1포’로 적은 행과 ‘1,000g’으로 적은 행이 섞이면 실제 재고가 2개 품목처럼 보입니다. 엑셀을 쓰는 1개 매장부터 2개 이상 지점까지 적용할 수 있게 정리 순서와 예외 처리 기준을 설명합니다.
품목명 표준화와 중복 행
이름부터 고정합니다. ‘에티오피아 원두’, ‘에티오피아 1kg’, ‘에티오피아 원두 1포’가 한 표에 섞이면 실제 1개 품목의 구매 기록과 잔량이 3개 행으로 갈라져 합계와 발주 판단이 달라집니다. 품목명에는 재료의 고정된 이름만 두고 중량은 수량 열로 옮겨 500g과 1kg을 같은 기준으로 환산합니다. 원산지나 로스팅 날짜처럼 바뀌는 정보는 별도 열에 기록하면 2개 지점에서 같은 품목을 다시 만들지 않습니다.
수량 단위와 합계 기준
단위부터 고정합니다. 원두는 g, 우유는 L처럼 재료마다 관리 단위를 1개로 정합니다. 컵은 개 단위로 따로 기록합니다. 1kg 원두를 1포로 적은 뒤 사용량을 250g으로 입력하면 남은 수량을 바로 비교하기 어려우므로, 관리 단위를 1,000g으로 정한 표에는 입고와 사용량을 모두 g으로 넣습니다. 포장 단위와 사용 단위가 다른 재료는 구매 단위와 관리 단위를 2개 열로 나누고 박스 안 개수나 포장 중량을 환산값으로 기록합니다.
표준 항목을 정하는 순서
표를 한 번에 바꾸지 않습니다. 기존 기록에서 같은 재료를 부르는 이름과 실제 입고 포장을 모아 대표 품목명을 정하면, 입력자가 달라도 1개 재료가 여러 행으로 새로 생기는 문제가 줄어듭니다. 품목명에는 산지나 로스팅 날짜처럼 바뀔 수 있는 정보까지 붙이지 말고, 별도 열에 원산지와 배치 정보를 기록하면 이름 변경이 줄어듭니다. 입력 목록에 없는 이름은 등록 단계에서 막고, 새 항목은 담당자 2명이 품목명과 단위를 확인한 뒤 추가합니다.
지점별 입력 규칙
지점별 규칙이 기준입니다. 2개 지점이 같은 컵을 한 곳은 ‘박스’, 다른 곳은 ‘개’로 적으면 구매량과 잔량을 비교하기 어렵습니다. 표에는 기본 단위를 개로 두고 박스당 실제 개수는 별도 값으로 기록하면 입고 포장과 실제 사용량을 같은 계산식에 넣을 수 있습니다. 마감 시점에는 0이 된 품목과 환산되지 않은 행을 따로 확인하고 표 상단에는 예시 3개를 고정해 입력자에 따른 차이를 줄입니다.
핵심 요약
- 품목명에서 중량을 떼어내면 1개 재료가 3개 행으로 갈라지는 일을 줄일 수 있습니다.
- 재료마다 1개 관리 단위를 정하고 입고와 사용량을 같은 기준으로 적습니다.
- 구매 포장과 실제 사용 단위가 다를 때는 2개 열과 환산값을 함께 둡니다.
- 여러 지점은 표 상단의 예시 3개와 등록 규칙으로 입력 차이를 줄입니다.
자주 묻는 질문
품목명에 중량을 함께 적으면 안 되나요?
적어도 되지만 합계 계산에는 불리합니다. ‘원두 1kg’와 ‘원두 500g’이 서로 다른 이름으로 남으면 재료 1개의 잔량을 합치기 어렵기 때문에, 품목명과 수량을 2개 열로 나누는 방식이 알맞습니다.
kg과 g을 함께 사용해도 되나요?
입력은 가능하지만 표에서는 관리 기준을 1개로 통일하는 편이 낫습니다. 기준을 g으로 정했다면 1kg은 1,000g으로 환산하고, 입고와 사용량도 같은 열을 기준으로 기록합니다.
박스와 개를 어떻게 함께 기록하나요?
구매 단위와 관리 단위를 2개 열로 분리합니다. 박스 안의 실제 개수가 확인될 때만 환산값을 등록하고, 확인할 수 없는 포장은 박스 수량으로 남겨 별도 확인 대상으로 둡니다.
여러 지점의 재고표를 합칠 때 먼저 볼 항목은 무엇인가요?
품목명과 단위를 먼저 맞춥니다. 2개 지점에서 같은 재료를 다른 이름으로 적었다면 공통 품목명으로 묶은 뒤, 구매 포장과 사용량의 환산 규칙은 1개로 통일해야 합계가 흔들리지 않습니다.
— 파소파소 · pasopasoflo.com