카페 운영관리
카페 재고·구매 기록 이관 전 정리 항목과 확인 순서
발행 · 최근 업데이트
스프레드시트 기록을 옮길 때 품목명·단위·날짜·지점 기준을 먼저 통일하면 재고 수량과 구매 금액을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다. 이관 전에는 파일을 그대로 복사하기보다 4개 기준을 정리하고 누락된 기록을 확인해야 합니다. 카페와 로스터리에서 확인할 항목은 품목 원장, 구매 기록, 재고 흐름, 이관 검수 순서로 설명합니다.
품목명과 단위 기준
먼저 기준을 맞춥니다. 같은 원두가 ‘원두 1’, ‘아메리카노용’, ‘1kg 봉투’처럼 적혀 있으면 한 품목이 3개로 갈라집니다. 품목 원장에는 품목명, 구분, 기본 단위, 환산 단위를 4개 열로 나누고 포장 단위와 실제 사용 단위를 따로 기록합니다. 구매는 봉투, 사용은 g으로 적는다면 1봉투가 몇 g인지 한 줄에 정합니다. 여러 지점이 있다면 지점명도 품목 코드와 분리해 기록해야 같은 품목의 재고를 지점별로 나눌 때 기준이 흔들리지 않습니다.
구매 기록의 입고 기준
구매 기록은 주문표와 입고표를 나눠야 합니다. 주문일만 남기면 실제로 들어온 수량과 차이를 찾기 어렵습니다. 한 건의 구매 행에는 거래처 구분, 주문일, 입고일, 품목, 주문 수량, 입고 수량, 단가, 합계 금액을 8개 항목으로 두고 배송비나 세금이 별도라면 계산 기준을 따로 표시합니다. 일부만 도착한 기록은 행을 지우지 말고 입고 수량과 미입고 수량을 나눠 남겨야 재고 변동과 지출 내역이 맞습니다. 공급처 이름이 바뀌었거나 같은 업체가 약칭으로 기록됐다면 표준 이름 1개로 통일하고 거래처 메모는 별도 열에 보관합니다.
재고 흐름과 생산 기록
재고 수량은 시작점과 변동 내역을 함께 옮겨야 합니다. 기준일의 실사 수량을 기초 재고로 적고 입고·사용·생산·폐기는 서로 다른 거래 유형으로 구분합니다. 로스터리라면 생두 투입량과 로스팅 뒤 생산량을 한 기록으로 섞지 말고 투입 단위, 생산 단위, 수분 감소율을 연결해 남깁니다. 카페는 원두·우유처럼 판매에 직접 쓰는 재료와 컵·뚜껑처럼 소모품을 분리하면 사용량과 구매량의 차이를 찾기 수월합니다. 지점이 2곳 이상이면 이동 출고와 이동 입고를 한 쌍으로 기록합니다.
이관 전 검수 순서
이관 직전에는 빈칸·중복·단위 혼용을 순서대로 확인합니다. 먼저 필수값이 비어 있는 행을 표시하고 같은 품목과 같은 입고일이 겹치는 행은 원본 영수증이나 발주 기록과 대조합니다. 그다음 수량을 kg·g·개처럼 기본 단위로 환산하고 금액은 부가세 포함 여부를 1개 기준으로 고정합니다. 마지막으로 품목 수, 구매 건수, 기초 재고 합계를 원본 파일과 새 관리표에서 각각 비교해 숫자가 달라진 행을 찾습니다. 예외 메모가 필요한 행은 삭제하지 말고 사유와 확인자를 남겨야 나중에 수정 경로가 보입니다.
핵심 요약
- 품목 1개마다 표준명과 기본 단위 1개를 정하면 재고 수량을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다.
- 구매 기록에서는 주문 수량과 입고 수량을 분리하고 부분 입고를 별도 상태로 남깁니다.
- 로스터리 생산 기록은 투입량과 생산량을 나눠 적어 구매 원장과 재고 흐름을 연결합니다.
- 이관 후 품목 수와 구매 건수와 기초 재고 합계를 원본과 맞춰 숫자 차이를 찾습니다.
자주 묻는 질문
스프레드시트 재고표에서 품목명을 먼저 정리하는 이유는 무엇인가요?
같은 품목이 2개 이름으로 나뉘면 수량과 금액이 서로 다른 행에 분산됩니다. 표준명 1개와 기본 단위 1개를 먼저 정하면 입고와 사용 기록을 한 품목으로 연결할 수 있습니다.
주문 수량과 입고 수량을 같은 칸에 적어도 되나요?
분리해야 합니다. 주문 수량은 발주 기준이고 입고 수량은 실제 재고에 반영할 기준이므로, 일부만 도착한 건은 두 값을 따로 남겨야 합니다.
로스터리 생산 기록은 구매 기록과 어떻게 연결하나요?
생두 입고량과 투입량을 구매 원장과 분리해 기록합니다. 로스팅 뒤 생산량은 생산 원장의 별도 행에 연결하고 수분 감소율은 계산 기준과 함께 둡니다.
지점이 여러 곳이면 어떤 항목을 추가하나요?
지점 코드를 품목명에 붙이지 않고 별도 필드로 둡니다. 2개 지점 사이 이동은 출고와 입고를 각각 기록해 한쪽 감소가 다른 쪽 증가와 맞도록 관리합니다.
— 파소파소 · pasopasoflo.com