카페 운영관리
카페 발주량 조절법, 주말 품절과 평일 폐기를 함께 줄이는 기준
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카페 발주량은 주간 평균 하나로 정하기보다 요일별 판매 흐름과 안전재고를 나눠 계산해야 주말 품절과 평일 폐기를 함께 줄일 수 있습니다. 예를 들어 토요일 예상 판매가 40잔이고 월요일 예상 판매가 18잔이라면 같은 수량을 넣지 말고, 판매일과 납품일 사이의 간격까지 한 표에 기록해야 합니다. 음료별 기준량을 만들고 발주 후 오차를 다음 발주에 반영하는 방법도 살펴봅니다. 엑셀이나 수기 장부로도 4주 기록을 바탕으로 요일별 기준을 세울 수 있습니다.
요일별 판매 흐름
평균 하나만으로는 기준을 정할 수 없습니다. 최근 4주 판매 기록을 월요일부터 일요일까지 나눠 음료군별로 적고, 토요일과 일요일처럼 수요가 튀는 날에는 평일 평균을 그대로 적용하지 않습니다. 예를 들어 아메리카노가 월요일부터 금요일까지 하루 18잔, 토요일과 일요일에는 하루 35잔이었다면 주간 평균 22.9잔을 하나의 기준으로 쓰지 않고 요일별 예상치를 따로 둡니다. 비가 온 날 12잔처럼 평소와 다른 값에는 날씨나 행사 메모를 붙여 다음 계산에서 원인을 구분합니다. 판매량만 적지 않습니다. 영업일 수가 5일인지 6일인지도 함께 표시해 휴무일이 섞인 평균을 피합니다.
발주 기준량 계산
발주량은 감으로 정하지 않습니다. 기본식은 예상 판매량 + 안전재고 - 현재 사용 가능 재고 - 입고 예정량입니다. 예를 들어 월요일 예상 판매량이 18잔이고 안전재고를 4잔으로 두었으며 현재 사용 가능 재고가 6잔, 입고 예정량이 0잔이면 발주량은 16잔입니다. 사용 가능 재고는 창고 수량 전부가 아니라 유통기한과 개봉 상태를 반영한 실제 사용 가능량입니다. 원두 2kg 중 실제 사용 가능한 1.5kg만 남았다면 2kg으로 계산하지 않습니다. 수량 단위도 고정합니다. 원두는 g, 우유는 팩처럼 품목별 단위를 정하면 2kg과 2팩을 같은 숫자로 읽는 오류를 피합니다.
안전재고와 납품 간격
여유분도 요일마다 다르게 둡니다. 납품 간격이 3일이고 금요일부터 일요일까지 판매량 변동이 큰 매장이라면 금요일 발주에 평일보다 큰 안전재고를 붙이되, 월요일 발주에는 남은 원두와 우유를 먼저 차감합니다. 안전재고를 크게 잡을수록 품절 위험은 낮아져도 폐기 위험이 커지므로, 최근 4주 동안 실제로 부족했던 수량과 버린 수량을 한 줄씩 기록해 조정 폭을 정합니다. 냉장 우유처럼 보관 기간이 짧은 재료와 원두처럼 보관 조건이 다른 재료는 같은 기준표에 넣되 안전재고 칸은 분리합니다. 금요일 발주분의 남은 양을 월요일 아침에 따로 확인하면 주말 수요 때문에 평일 재료까지 과하게 쌓는 일을 줄입니다.
발주 기록과 조정
기록이 있어야 조정할 수 있습니다. 발주표에는 발주일과 품목별 수량을 먼저 남기고, 판매가 끝난 뒤 실제 판매량을 같은 행에 기록합니다. 토요일에 40잔을 예상해 44잔을 준비했지만 33잔만 판매됐다면 같은 요일 발주량을 7잔 줄인 뒤 가격 변경이나 행사 여부를 따로 적어 한 번에 한 변수만 바꿔 원인을 구분합니다. 여러 지점은 지점별로 4주 기록을 쌓은 뒤 공통 발주와 지점별 추가 발주를 나눠 한 매장의 주말 수요가 다른 매장의 평일 기준을 흔드는 일을 막습니다. 4주 기록이 쌓일 때마다 품목별 예상량과 실제 사용량의 차이를 확인하고 2주 연속 같은 오차가 난 품목부터 기준량을 조정합니다.
핵심 요약
- 최근 4주 기록을 요일별로 나누면 주말 수요를 평일 평균에 섞지 않고 발주 기준을 세울 수 있습니다.
- 발주량은 예상 판매량과 안전재고를 더한 뒤 사용 가능 재고와 입고 예정량을 빼는 4항 계산으로 정합니다.
- 품절 수량과 폐기 수량을 1개 표에 남기면 후속 발주에서 조정할 근거가 생깁니다.
자주 묻는 질문
판매 기록이 7일뿐이면 발주량을 어떻게 정하나요?
해당 7일의 요일별 판매량을 임시 기준으로 두고, 발주 후 실제 판매량을 같은 표에 덧붙입니다. 4주 기록이 쌓이면 휴무일이나 행사일이 섞인 값은 따로 표시해 평일 기준과 주말 기준을 나눕니다.
안전재고는 모든 재료에 같은 비율로 적용하나요?
같게 적용하지 않습니다. 납품 간격이 3일인 원두와 개봉 후 보관 기간이 짧은 우유는 안전재고를 따로 두고, 남은 수량을 발주식에서 각각 차감합니다.
주말 품절을 줄이려고 발주량을 늘리면 평일 폐기가 커지지 않나요?
평일 폐기가 늘 수 있습니다. 주말 예상량을 늘리되 월요일에 남은 재료를 먼저 차감하고, 4주 동안 품절 수량과 폐기 수량을 함께 기록해 안전재고 폭을 조정합니다.
여러 지점의 발주량을 한 기준으로 관리해도 되나요?
한 기준만 쓰지 않습니다. 공통으로 쓰는 품목의 기본량은 2개 지점에 적용하되, 지점별 영업일과 판매량을 반영한 추가량은 따로 계산합니다. 지점별 4주 기록을 나란히 보면 한 매장의 주말 수요를 다른 매장에 잘못 적용하는 일을 피합니다.
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