카페 재고관리
재료 폐기가 반복될 때 소비량·발주량·남은 재고 함께 보는 법
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재료 폐기를 줄이는 출발점은 소비량·발주량·남은 재고를 하나의 기록으로 맞추는 일입니다. 세 숫자를 같은 단위와 집계 범위로 묶으면 과잉 발주와 기록 누락을 구분하고 다음 구매량을 조정합니다. 예를 들어 1kg 원두 4봉을 들여와 2.6kg을 소비하고 0.8kg이 남았다면 0.6kg 차이의 원인을 곧바로 폐기로 판정하지 말고, 샘플 사용과 계량 오차를 따로 메모합니다. 이 흐름은 소규모 카페의 스프레드시트 표와 로스터리의 생산 기록에 함께 적용됩니다.
재고 기록 기준
기준을 먼저 맞춥니다. 기록표 한 장에 재료명, 입고량, 소비량, 폐기량, 실사 재고를 같은 단위로 적습니다. 생두는 kg, 우유는 L로 고정합니다. 컵 같은 소모품은 개 단위로 따로 기록하고 원두 생산에서 생긴 로스는 판매용 원두 소비량과 섞지 않습니다. 예를 들어 입고 4kg에 추가 입고 2kg을 더한 뒤 소비 3.5kg과 폐기 0.2kg을 빼면 장부상 잔량은 2.3kg입니다. 창고 실사에서 1.8kg만 나오면 생기는 0.5kg 차이는 다음 발주 전 별도 사유로 남깁니다.
장부와 실사 차이
차이를 먼저 찾습니다. 장부상 재고는 기초재고에 입고량을 더한 뒤 소비량과 폐기량을 빼서 계산합니다. 소비량은 판매 수량과 같지 않을 때가 있습니다. 예를 들어 기초재고 2kg에 5kg을 입고하고 4.2kg을 소비한 뒤 0.3kg을 폐기했다면 장부상 잔량은 2.5kg입니다. 실사량이 2kg이면 0.5kg 차이가 생긴 이유가 판매 기록 누락인지 생산 중 손실인지 나누어 적고 같은 문제가 3회 이어진 재료를 우선 점검 대상으로 둡니다.
발주량 계산 기준
발주는 잔량부터 계산합니다. 다음 입고 전 예상 소비량에 안전재고를 더하고 사용 가능한 현재 재고를 빼면 발주 초안이 나옵니다. 예상 소비량 6kg에서 사용 가능한 재고 1.5kg을 빼고 안전재고 0.5kg을 더하면 발주량은 5kg입니다. 안전재고는 보관 공간과 실제 소비 기록을 기준으로 재료별로 정하며 저장 기간이 짧은 재료에 같은 여유분을 복사하지 않습니다. 2L 우유가 개봉된 상태라면 장부의 2L 전체를 발주 가능 재고로 세지 않고 실제 사용 가능한 양과 폐기 예상분을 따로 적어 다음 입고량이 남은 재료와 겹치지 않게 합니다.
폐기 사유 연결
폐기 사유를 다음 발주에 연결합니다. 폐기량만 합산하면 재료를 적게 살지, 사용량 기록을 고칠지 판단하기 어렵습니다. 예를 들어 2L 우유에서 0.4L가 남은 채 폐기됐다면 주문 감소인지 개봉 후 보관 문제인지 사유를 한 줄로 붙입니다. 원두는 로스팅 손실과 샘플 사용을 판매 소비량에서 분리합니다. 생두는 포대 단위 잔량과 보관 상태를 함께 기록하고 같은 재료의 폐기가 3회 누적되면 발주 단위나 생산량을 다시 계산합니다.
핵심 요약
- 폐기 기록은 kg·L·개처럼 재료별 단위를 고정하고 소비량과 실사 재고를 같은 표에서 비교할 때 원인 추적에 쓰입니다.
- 예상 소비량 6kg에 안전재고 0.5kg을 더한 뒤 사용 가능한 잔량 1.5kg을 빼면 발주량은 5kg입니다.
- 2.3kg으로 계산된 장부 재고와 실사량의 차이는 다음 발주 전에 원인 코드로 남겨야 반복되는 폐기 흐름을 찾을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
소비량과 남은 재고가 맞지 않으면 무엇부터 확인하나요?
입고량과 사용량의 단위를 먼저 맞춥니다. 1kg을 1,000g으로 환산한 뒤 장부식과 실사량을 비교하고 차이는 기록 누락인지 계량 오차인지 먼저 가릅니다. 폐기였다면 별도 행에 남겨 다음 발주 계산에서 제외합니다.
발주량은 지난 소비량만 보고 정해도 되나요?
지난 소비량만으로 정하지 않습니다. 다음 입고 전 예상 사용량에서 사용 가능한 재고를 빼고 안전재고를 더합니다. 예를 들어 6kg 예상 소비량에 0.5kg 여유분을 더하고 1.5kg 잔량을 빼면 5kg입니다.
원두와 우유의 재고 기준을 같게 잡아도 되나요?
같은 기준을 쓰지 않습니다. 생두와 우유처럼 보관 조건이 다른 재료는 kg와 L를 각각 고정하고 소비 속도와 사용 가능 여부를 따로 기록합니다. 2L 우유의 폐기량을 1kg 원두의 잔량과 합치지 않아야 발주 계산이 흐려지지 않습니다.
스프레드시트로도 세 숫자를 함께 관리할 수 있나요?
스프레드시트 한 표에서 시작합니다. 한 행에 입고량, 소비량, 폐기량, 실사 재고를 적고 기초재고+입고량-소비량-폐기량 산식을 고정합니다. 예를 들어 4+2-3.5-0.2=2.3kg이면 실사 재고와 차이를 바로 표시합니다.
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