카페 재고 관리
유통기한과 사용 속도가 다른 카페 재료의 재고 점검 주기
발행 · 최근 업데이트
재료 점검 주기는 유통기한 하나로 정하지 않습니다. 표시기한과 사용 속도를 2개 기준으로 나누면 우유와 원두의 확인 간격이 달라지는 이유가 분명해집니다. 소모품은 날짜보다 소진 속도를 먼저 기록합니다. 개봉일과 최근 7일 사용량을 재고표에 넣어 품목별 다음 확인일을 정하는 방법을 설명합니다. 엑셀이나 수기 장부를 쓰는 소규모 매장도 1개 표로 발주 시점과 폐기 기록을 함께 관리합니다.
두 기준을 함께 보기
기준은 2개입니다. 포장에 적힌 표시기한이 가까운지와 정해진 기간에 얼마나 빨리 줄어드는지를 따로 적어야 하며, 두 값이 모두 짧으면 점검 주기를 먼저 줄이고 발주 기준도 같은 표에 둡니다. 우유처럼 개봉 뒤 상태가 달라지는 재료는 남은 날짜만 세지 말고 개봉일을 함께 기록합니다. 원두처럼 사용량이 매장마다 다른 품목은 최근 7일 사용량을 계산해 다음 확인일을 정합니다. 한 달에 1번 쓰는 장식 재료는 소비 속도보다 표시기한 임박 여부가 먼저 보이게 표시합니다.
재료별 점검 간격
재료마다 같은 간격을 적용하지 않습니다. 냉장 우유처럼 개봉일과 보관 상태가 중요한 품목은 영업 시작 전 1회 남은 양을 기록합니다. 사용량이 빠른 원두는 영업일마다 잔량을 확인하고, 월 1~2회 쓰는 시럽은 주 1회 날짜와 용기 상태를 봅니다. 컵과 냅킨은 표시기한보다 소진 속도가 품절 위험에 더 가깝기 때문에 발주 전 확인일과 최소 보관량을 별도로 정합니다. 월 1회 쓰는 품목이라도 포장 손상이나 보관 위치가 바뀌면 다음 점검일을 기다리지 않고 기록을 갱신합니다.
점검표에 남길 항목
날짜부터 적습니다. 엑셀을 쓰는 매장은 품목별로 1개 행을 만들고, 입고일과 개봉일을 분리해 적어 표시기한이 같아도 실제 사용 순서를 구분합니다. 다음 칸에는 현재 수량을 기록합니다. 최근 7일 사용량은 별도 칸에 두고, 그 값이 줄거나 늘어난 시점을 확인일과 연결합니다. 담당자는 마지막 확인 날짜만 남기지 말고 폐기량이나 품절 여부를 짧게 적어 다음 발주를 판단할 때 참고합니다. 수기 장부라면 같은 품목을 여러 쪽에 나누지 않고 한 장에 이어 적어 지난 기록과 이번 수량을 비교합니다.
주기를 바꾸는 신호
고정된 달력은 사용량 변화를 놓칩니다. 예시 기준으로 3회 연속 실제 사용량과 예상량의 차이가 크거나 같은 품목에서 폐기 기록이 나오면 점검 간격을 한 단계 짧게 조정합니다. 반대로 4주 동안 잔량과 폐기 기록이 일정하면 확인 간격을 늘리더라도 표시기한과 보관 상태 확인은 유지합니다. 여러 지점을 운영한다면 품목명과 기록 단위는 같게 두고, 지점별 사용 속도에 따라 다음 확인일만 다르게 적습니다. 한 지점의 품절이나 폐기는 전체 평균에 섞지 말고 해당 매장의 발주량과 보관 위치를 다시 봅니다.
핵심 요약
- 재료별 재고표에는 표시기한과 사용 속도를 2개의 축으로 둡니다.
- 냉장·개봉 재료는 매일, 사용량이 낮은 품목은 주 1회처럼 확인 간격을 나눕니다.
- 엑셀에는 최근 7일 사용량과 다음 확인일을 함께 적어 발주 판단과 재고 확인을 연결합니다.
- 3회 연속 사용량 오차나 폐기 기록이 생기면 기존 점검 주기를 다시 조정합니다.
자주 묻는 질문
모든 카페 재료를 매일 확인해야 하나요?
아닙니다. 개봉 뒤 상태가 달라지는 냉장 재료는 매일 1회 기록하고, 한 달에 1번 쓰는 재료는 주 1회 표시기한과 보관 상태를 확인합니다. 표시기한이 가까운 품목은 사용량이 적어도 별도 표시합니다.
사용 속도가 빠르면 표시기한이 긴 원두도 자주 봐야 하나요?
사용 속도가 빠른 원두는 표시기한이 길어도 자주 확인합니다. 원두는 최근 7일 사용량과 현재 잔량을 함께 적고, 개봉일이 달라진 포대는 행을 나누어 기록합니다. 수량이 빠르게 줄어드는 품목은 다음 발주일을 앞당깁니다.
재고 점검표에 꼭 들어갈 항목은 무엇인가요?
입고일과 개봉일부터 기록합니다. 표시기한과 현재 수량은 다음 칸에 둡니다. 최근 7일 사용량은 별도 칸에 둡니다. 마지막 확인일과 폐기 여부도 각각 기록하면 발주량과 점검 주기를 같은 표에서 비교할 수 있습니다.
여러 지점은 같은 점검 주기를 써야 하나요?
기록 항목은 같게 두고 확인 간격은 지점별로 나눕니다. 한 지점에서 주 1회 쓰는 재료가 다른 지점에서 매일 소진되면 사용 속도에 맞춰 다음 확인일을 다르게 적습니다. 품절과 폐기 기록은 지점별로 남겨 발주량 차이를 확인합니다.
— 파소파소 · pasopasoflo.com