식자재 재고관리
유통기한과 사용 속도에 맞춘 카페 재고 점검 주기 설정
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점검 주기는 재료마다 다르게 잡아야 폐기 위험과 품절 신호를 한쪽에 치우치지 않고 볼 수 있습니다. 표시기한과 실제 사용 속도를 2가지 축으로 나누고 냉장·개봉 재료는 짧게 확인하는 방식으로 시작합니다. 엑셀에는 입고일, 개봉일, 남은 수량, 점검 예정일을 남겨 매장 흐름을 숫자로 읽습니다. 기록이 쌓이면 소규모 카페와 로스터리도 재료별 간격을 조정할 근거가 생깁니다.
두 축으로 보는 재고 위험
두 축입니다. 표시된 사용기한까지 남은 시간과 매장에서 실제로 줄어드는 속도를 따로 적고, 어느 기준에서 먼저 경고가 울리는지도 한 칸에 표시합니다. 우유처럼 개봉 뒤 변화가 빠른 재료는 사용량이 적어도 짧은 간격으로 확인합니다. 포장된 파우더처럼 보관 기간이 긴 재료는 남은 수량이 발주점에 닿는 시점을 기준으로 점검일을 잡습니다. 두 기준 중 먼저 경고가 필요한 쪽을 기준값으로 삼으면 유통기한이 남았어도 품질 위험을 뒤로 미루지 않고 사용량이 갑자기 늘어난 날에는 점검 간격을 조정할 근거가 생깁니다. 개봉 여부도 따로 적습니다. 재료마다 같은 7일 규칙을 적용하지 않습니다.
재료별 점검 간격
출발표 예시는 3단계입니다. 냉장 보관이 필요한 우유·생크림은 매일 남은 양과 개봉일을 확인합니다. 하루 사용량이 큰 원두는 2~3일 간격으로 수량을 셉니다. 발주가 늦어지는 품목이면 확인일을 앞당깁니다. 사용량이 낮고 밀봉 상태가 유지되는 파우더·시럽류는 주 1회 확인하되 표시기한이 임박한 묶음은 별도 줄에 올려 먼저 쓰는 순서를 분명히 합니다. 이 간격은 고정하지 않고 실제 소진 기록에 맞춰 조정합니다. 4주 동안 입력한 일별 사용량의 흐름이 바뀌면 점검일도 함께 바꿉니다.
입고와 개봉 기록
입고일과 개봉일은 다릅니다. 같은 재료라도 새 포장과 개봉 포장은 관리 기준이 달라서 날짜를 한 칸에 합치면 사용 순서를 놓치기 쉽습니다. 선입선출은 먼저 들어온 재료를 앞에 두는 배치 원칙입니다. 개봉 후 사용 가능 기간이 더 짧은 품목은 개봉일을 기준으로 별도 순서를 정합니다. 예를 들어 원두 2봉을 같은 날 받았더라도 한 봉을 먼저 열었다면 사용량은 봉투별로 남겨야 남은 양과 소비 속도가 어긋나지 않습니다. 냉장고 안쪽에 새 재료를 넣고 앞쪽 재료를 먼저 쓰는 식으로 위치까지 정하면 교대 때 확인할 내용이 줄어듭니다. 기록에는 품목명, 단위, 입고일, 개봉일, 남은 수량, 점검 예정일을 6개 열로 둡니다.
엑셀 점검표 구성
엑셀 표는 재료명보다 판단 항목이 먼저 보이게 구성합니다. 한 행에 품목 하나를 적습니다. 남은 수량은 병·봉처럼 실제 세는 단위로 입력합니다. 점검할 때는 7일 사용량과 현재 수량을 비교해 다음 점검일까지 남을 양이 발주 단위보다 적으면 발주 후보로 표시합니다. 표시기한이 가까운 재료는 빨간색 대신 ‘먼저 사용’ 상태값을 두고 폐기 사유는 개봉 후 경과나 변질로 구분합니다. 지점이 2곳 이상이면 공통 열 구조를 유지하되 점검일은 판매 감소와 보관 공간 차이를 반영해 따로 남깁니다.
핵심 요약
- 재료별 점검 주기는 2가지 기준 중 먼저 경고가 필요한 쪽에 맞춥니다.
- 냉장·개봉 재료는 짧게 보고 밀봉된 저사용 품목은 주 1회 기록에서 출발합니다.
- 입고일·개봉일·남은 수량·점검 예정일을 남기면 2곳 이상 지점의 차이도 같은 표에서 비교됩니다.
자주 묻는 질문
유통기한이 긴 재료도 매일 점검해야 하나요?
표시기한이 길고 밀봉 상태가 유지되는 재료는 수량을 매일 세지 않고 주 1회 입고 묶음과 보관 상태를 확인합니다. 사용 속도가 빨라 발주점에 가까워진 품목은 점검 간격을 줄입니다. 포장이 훼손된 재료는 별도 상태로 분리합니다.
개봉한 우유나 시럽은 어떤 기준으로 관리하나요?
용기별 개봉일을 적고 제조사가 표시한 사용 가능 기간과 매장 내부 기준 중 더 짧은 기간을 적용합니다. 1개 용기의 기록이 빠졌다면 새 용기와 섞지 않고 확인할 때까지 따로 둡니다. 표시가 없는 기간을 임의로 만들어 쓰지 않습니다.
원두처럼 유통기한과 사용 속도가 함께 중요한 재료는 어떻게 보나요?
입고일과 개봉일을 봉투 단위로 기록한 뒤 7일 동안 입력한 사용량과 남은 수량을 함께 확인합니다. 기한이 넉넉해도 소진이 빠르면 2~3일 간격으로 확인하고 사용량이 줄면 발주 시점도 다시 계산합니다.
여러 지점이면 점검 주기를 같게 둬야 하나요?
같은 품목명이라도 2곳의 판매량과 보관 공간이 다르면 주기를 나눕니다. 공통 표준은 유지하되 우유처럼 소진 편차가 큰 재료는 지점별 사용량을 따로 기록해 점검일을 정합니다.
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