카페 재고관리
오픈 전과 마감 전 컵·뚜껑 재고 확인법과 카페 기록 기준
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하루 2번, 오픈 전과 마감 전에 컵·뚜껑을 함께 확인하면 음료는 준비됐는데 포장재가 모자라는 상황을 줄일 수 있습니다. 핵심은 컵 수량만 세는 데 그치지 않고, 규격이 맞는 뚜껑과 사용 가능한 상태, 다음 영업일 발주 기준까지 1세트처럼 기록하는 데 있습니다. 매장 규모가 작아도 종이표나 엑셀 1행에 같은 항목을 고정하면 담당자가 바뀌어도 기록 방식이 흔들리지 않습니다. 여러 지점은 지점명과 규격명을 먼저 통일해야 수량을 비교할 수 있습니다.
컵·뚜껑 규격 기준
규격부터 맞춥니다. 12온스 컵에 16온스 뚜껑을 얹는 식으로 크기가 어긋나면 재고 수량이 남아도 포장 단계에서 주문이 멈춥니다. 컵은 용량과 재질로 나누고 뚜껑은 형태와 빨대 구멍 유무를 별도 항목으로 적어야 바쁜 시간에도 직원이 손으로 맞춰 보지 않고 같은 규격을 고릅니다. 매장 표에는 컵 1개와 뚜껑 1개를 한 세트로 표시하되 낱개 수량도 함께 남겨야 파손이나 누락을 찾기 쉽습니다. 종이컵 100개 묶음처럼 입고 단위와 실제 세는 단위를 다르게 쓰는 경우에는 환산 규칙 1개를 정해 모든 기록에 적용합니다.
오픈 전 준비 수량
수량을 나눕니다. 오픈 전에는 카운터에 꺼낼 수량과 창고에 남겨 둘 수량을 나눠 적습니다. 메뉴별 포장 방식이 2가지라면 아이스 음료용 뚜껑과 뜨거운 음료용 뚜껑을 섞지 않고 각각 세며 컵과 뚜껑의 연결 규격도 1번 대조해 포장 단계의 누락을 줄입니다. 예약 주문이나 행사처럼 평소보다 사용량이 커질 일정은 별도 메모에 남겨 기본 재고와 섞지 않습니다. 손상 또는 오염으로 쓰기 어려운 포장재는 사용 가능 수량에서 빼고 격리 칸으로 옮깁니다. 시작 수량은 규격별로 숫자 1개만 남기지 않고 카운터 수량과 보관 수량을 나눠 적어야 사용 불가 포장재를 뺀 실제 잔량이 마감 기록과 이어집니다.
마감 전 사용량 대조
마감 전에는 남은 실물 수량을 규격별로 셉니다. 컵 1개와 뚜껑 1개를 각각 세고 개봉 묶음의 낱개 수량은 추정하지 않고 셉니다. 시작 수량에서 남은 수량과 사용 불가 수량을 빼면 기록상 사용량이 나오며 판매 기록과 맞지 않는 차이는 테이크아웃 포장이나 직원 음료처럼 별도 사유를 한 항목으로 기록해야 다음 발주에서 같은 오차를 되풀이하지 않습니다. 컵만 줄고 뚜껑이 남는 경우에는 규격 혼용이나 뚜껑 교체가 있었는지 확인하고 차이를 다음 발주 수량에 바로 더하지 않습니다. 차이를 숨기지 않습니다. 마감 기록 1줄에는 규격명과 남은 수량을 적고 폐기 수량과 차이 원인은 별도 칸으로 나눠 다음 오픈 담당자가 같은 상황을 확인하도록 기록합니다.
발주 판단과 기록 연결
기록은 한 줄입니다. 발주 기준은 규격별 최소 보유 수량으로 정합니다. 컵과 뚜껑을 한 줄로 묶어 관리하면 한쪽만 남은 상태를 놓치므로 재고표에는 컵 수량과 뚜껑 수량을 2개 열로 분리합니다. 발주가 필요한 경우에는 현재 수량을 먼저 적고 입고 예정 수량과 공급처 포장 단위는 별도 칸에 남겨 담당자가 바뀌어도 실제 부족분과 이미 주문한 물량을 혼동하지 않도록 기록합니다. 여러 지점은 12온스 컵처럼 공통 규격명을 사용합니다. 창고 위치와 담당 지점은 별도 칸으로 나눠 이동 재고를 구분합니다. 엑셀 매장에서는 오픈 수량과 마감 수량을 한 행에 남기고 수기 장부에서는 날짜 칸 1개와 확인자 칸 1개를 고정해 누락을 찾습니다.
핵심 요약
- 컵과 뚜껑은 규격별로 따로 세면서 연결되는 1세트도 함께 표시합니다.
- 오픈 수량은 카운터와 보관분을 나누고 사용 불가 포장재는 재고에서 제외합니다.
- 마감 수량은 판매 기록과 대조해 차이 원인을 1줄로 남깁니다.
- 여러 지점에서는 공통 규격명과 지점별 보관 위치를 별도 항목으로 기록합니다.
자주 묻는 질문
컵과 뚜껑을 한 세트로만 기록하면 안 되나요?
한 세트 표시는 규격 확인에 유용하지만 실물 수량은 컵과 뚜껑을 2개 열로 나눠 적습니다. 입고 묶음 수량과 사용량이 달라질 수 있기 때문입니다.
오픈 전 점검에서 가장 먼저 볼 항목은 무엇인가요?
규격명입니다. 12온스 컵에 맞는 뚜껑인지 확인한 뒤 카운터 수량과 보관 수량을 셉니다. 사용 가능한 상태인지도 별도 칸에 남깁니다.
마감 때 수량이 맞지 않으면 어떻게 하나요?
기록을 고치기 전에 직원 음료 1잔이나 포장 중 파손처럼 차이가 생긴 사유를 확인합니다. 원인을 적은 뒤에도 남은 차이는 다음 발주량에 바로 더하지 않습니다.
엑셀 없이도 컵·뚜껑 재고를 관리할 수 있나요?
종이표 1장으로도 기록할 수 있습니다. 규격명과 시작 수량을 적고 마감 수량을 같은 줄에 남깁니다. 날짜 칸 1개와 확인자 칸 1개를 고정하면 기록 누락을 찾기 쉽습니다.
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