카페 재고관리
오픈 전과 마감 전, 컵·뚜껑 재고 확인 기준과 기록법
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포장재가 모자라는 순간은 주문이 몰릴 때 생깁니다. 오픈 전과 마감 전 컵·뚜껑 재고를 같은 기준으로 확인하면 한쪽만 남거나 발주를 빠뜨리는 일을 줄일 수 있습니다. 컵 수량과 뚜껑 수량을 따로 적는 데서 끝내지 말고 규격이 맞는 판매 가능 세트 수를 계산해야 합니다. 오픈에는 판매 가능 수량을 적고 마감에는 사용·폐기·입고 차이를 남기면 엑셀 1장이나 수기표 1칸으로도 다음 발주를 판단하기 쉬워집니다.
판매 가능한 수량
컵과 뚜껑은 따로 세지 않습니다. 판매 가능한 수량은 같은 규격이 맞물리는 세트 수로 계산합니다. 예를 들어 12온스 컵 40개가 있어도 맞는 뚜껑이 31개라면 기록할 수량은 31세트입니다. 개봉한 박스와 밀봉된 박스를 나눕니다. 젖은 포장이나 찌그러진 컵은 판매 불가 수량으로 따로 적습니다. 같은 컵이라도 뚜껑의 입구 모양이 다르면 판매 가능한 한 세트로 계산하지 않으므로 규격별로 짝을 맞춘 뒤 남은 수량과 포장 상태를 매장 오픈 점검표 한 줄에 적습니다. 뚜껑을 낱개로 보관한다면 포장 단위와 낱개 수량을 구분해 적어야 박스 수와 실제 사용 수량이 섞이지 않습니다.
오픈 전 점검 순서
순서는 고정해 둡니다. 첫 주문 전 1회 점검에서는 규격별 컵 수량을 먼저 적습니다. 다음에는 각 컵에 맞는 뚜껑을 실제로 덮어 닫히는지와 흔들림을 확인합니다. 뚜껑이 맞지 않는 규격은 판매 가능 수량에서 빼고 별도 보관 위치를 표시합니다. 교대 직원이 같은 결과를 남기려면 오픈 점검표에 규격, 컵 수량, 뚜껑 수량, 판매 가능 세트 수를 4개 칸으로 고정해 두고 확인 시각을 함께 기록합니다. 재고가 앞쪽 선반과 창고 안쪽으로 나뉘면 두 위치를 모두 확인한 뒤 합산합니다.
마감 전 차이 기록
마감 기록은 사용량을 되짚는 작업입니다. 계산식은 오픈 수량 + 입고 수량 - 사용 수량 - 폐기 수량입니다. 계산값과 실제 남은 수량이 다르면 컵과 뚜껑 중 어느 쪽에서 차이가 생겼는지 따로 표시합니다. 파손 1개는 폐기 칸에, 주문 취소로 남은 미개봉 포장재는 잔여 재고 칸에 적어야 다음 수량 계산에서 섞이지 않습니다. 차이는 남깁니다. 마감 직전에 급히 세기 어렵다면 판매대 주변과 보관 선반을 구역 2곳으로 나눠 확인하고 교대조나 점검 시각처럼 업무에 필요한 표식을 남깁니다.
발주 기준과 기록 방식
기록 칸은 5개면 시작할 수 있습니다. 엑셀이나 수기표에 규격, 오픈 수량, 입고 수량, 마감 수량, 차이 수량을 한 행으로 두면 지점별 비교가 가능합니다. 발주 기준은 규격별 최소 보유량으로 정합니다. 예를 들어 특정 컵이 2회 연속 기준 아래로 내려가면 사용량과 입고 소요일을 함께 기록해 발주 시점을 조정합니다. 여러 지점을 관리한다면 지점명과 규격 코드를 분리해 입력하고 같은 코드가 다른 컵을 가리키지 않게 기준표 1개를 공유합니다. 수량을 입력한 사람과 확인 시각까지 남기면 엑셀 파일의 숫자와 실제 박스 수가 어긋날 때 원인을 찾는 순서가 짧아집니다.
핵심 요약
- 컵·뚜껑 재고는 품목별 숫자보다 규격이 맞는 판매 가능 세트 수로 관리합니다.
- 오픈 기록에는 시작 수량과 입고분을 남기고 마감 기록에는 사용·폐기 뒤 실제 잔량을 적습니다.
- 파손과 규격 불일치는 정상 재고와 분리해 적어야 발주 판단에서 섞이지 않습니다.
- 여러 지점은 5개 기록 칸과 1개 규격표를 공통으로 사용하면 숫자 비교가 수월합니다.
자주 묻는 질문
컵과 뚜껑을 따로 세면 안 되나요?
따로 세어도 되지만 판매 가능 수량은 짝이 맞는 세트 기준으로 계산합니다. 컵 40개와 뚜껑 31개라면 기록상 판매 가능 수량은 31세트입니다.
오픈 전에 가장 먼저 볼 항목은 무엇인가요?
규격별 컵 수량을 적은 뒤 맞는 뚜껑을 실제로 덮어 결합 상태를 확인합니다. 맞지 않는 뚜껑은 정상 재고에서 분리합니다.
마감 때 수량 차이가 나면 어떻게 기록하나요?
컵과 뚜껑 중 차이가 난 품목을 구분하고 파손·폐기·입고 누락처럼 확인된 원인을 별도 칸에 적습니다. 원인을 모르면 차이 수량 자체를 남겨 다음 점검 대상으로 삼습니다.
엑셀에는 어떤 칸을 만들어야 하나요?
규격, 오픈 수량, 입고 수량, 마감 수량, 차이 수량 5개를 기본 칸으로 둡니다. 여러 지점이면 지점명과 규격 코드를 앞쪽에 추가합니다.
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