카페 재고관리
매장과 온라인에서 같은 원두를 판매할 때 중복 주문을 막는 재고 반영 기준
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같은 원두를 매장과 온라인에서 함께 팔면 주문이 늘어나는 순간 재고 숫자가 두 갈래로 움직입니다. 원두 1종을 하나의 재고 단위로 묶고, 주문이 확정되는 시점에 채널 재고를 함께 차감하는 기준을 설명합니다. 판매 단위가 200g인지 1kg인지 먼저 고정하면 수기 장부와 온라인 주문표의 차이를 줄일 수 있습니다. 2개 채널과 여러 지점을 함께 확인하는 대조 순서도 정리합니다.
재고 단위 통일
재고 단위를 먼저 고정합니다. 중복 주문은 원두 이름보다 판매 단위가 갈라져서 생깁니다. 매장에서는 1kg 포대, 온라인에서는 200g 봉투로 관리하면 5봉이 1kg이라는 환산 관계가 기록에 남지 않아 두 장부의 숫자를 바로 맞추기 어렵습니다. 주문 화면의 상품명과 창고 표기의 이름이 달라도 원두 코드와 판매 중량을 한 줄에 묶어 두면 매장 판매와 온라인 결제가 같은 재고에서 빠지는지 매일 확인하기가 쉬워집니다. 기준 단위는 g로 둡니다. 200g 상품 1건은 200g, 1kg 상품 1건은 1,000g을 차감하는 식으로 환산표를 고정하고 포장 크기가 바뀌어도 코드와 차감량을 함께 수정합니다.
차감 시점 고정
차감 시점은 상태 이름으로 정합니다. 매장 주문은 결제 완료, 온라인 주문은 결제 완료나 출고 대기 등록 중 하나를 기준으로 정해 누구나 같은 방식으로 기록합니다. 주문이 접수됐다는 이유만으로 바로 차감하면 결제 대기 주문이 가용 수량을 잠시 묶고, 반대로 출고 직전에만 차감하면 그 사이에 다른 채널 주문이 들어올 여지가 생깁니다. 두 채널에서 1건씩 동시에 들어오면 먼저 확정된 주문이 가용 수량을 차지합니다. 접수 시각이 같으면 주문번호나 POS 승인 순서 중 하나를 고정합니다. 취소·환불은 원두가 다시 판매 가능한 상태인지 확인한 뒤 되돌리고, 개봉·분쇄·포장 완료처럼 재판매가 어려운 상태는 되돌림 사유를 별도 기록합니다.
가용 재고와 안전 수량
가용 재고와 실물 재고를 같은 숫자로 취급하지 않습니다. 가용 재고는 실물 수량에서 확정 주문량과 안전 수량을 뺀 값입니다. 예를 들어 1kg 원두 8개가 입고되어 있고 온라인 확정 주문 3개가 잡혔다면, 매장과 온라인에 다시 열어 둘 수 있는 수량은 5개이며 두 채널 모두에서 같은 값으로 표시합니다. 포장 중인 2개를 판매 가능 수량에 넣으면 출고 전 주문이 겹칠 수 있으므로 예약 수량으로 남깁니다. 안전 수량은 배송 지연이나 로스가 발생했을 때 판매를 멈추는 경계입니다. 원두별 안전 수량을 0개로 둘지 1개로 둘지는 납품 주기와 당일 생산량을 기준으로 운영자가 정하고, 변경 시각과 변경 이유를 남깁니다.
수기 주문 대조표
수기 주문을 별도 장부 작성으로 끝내지 않습니다. 매장 POS와 온라인 주문표가 자동으로 이어지지 않는 환경에서는 판매 직후 1회 대조 기록을 남기며, 처리 시각과 주문번호를 적은 뒤 차감 전 수량과 차감 후 수량을 다음 줄에 기록합니다. 같은 원두가 2개 채널에서 팔린 날에는 마지막으로 맞았던 숫자부터 주문 1건씩 거꾸로 확인하면 누락 지점을 찾기 쉽습니다. 수량이 다를 때 새 주문을 계속 받지 않고 원인을 적습니다. 기록 누락은 주문표 보완으로 처리하고, 폐기나 샘플 사용은 재고 조정 사유로 분리합니다. 이 과정을 하루 마감 때 반복하면 엑셀의 합계와 실물 수량이 언제 어긋났는지 남습니다.
지점별 재고 분리
지점별 재고를 합산하기 전에 보관 위치를 나눕니다. 본점 창고에 6kg, 2호점 창고에 4kg이 있어도 온라인 공통 재고를 10kg으로만 표시하면 어느 지점이 실제로 출고했는지 남지 않습니다. 지점별 행을 만들고 온라인 주문은 출고 지점이 확정된 뒤 해당 행에서만 차감합니다. 지점 간 이동 1건은 판매가 아니라 재고 이동으로 기록합니다. 이동 전 수량과 이동 후 수량을 함께 남겨야 매장 판매량과 물류 이동량이 섞이지 않습니다. 대표가 확인할 표에는 원두 코드별 총량을 두되, 각 지점의 가용 수량과 온라인 예약 수량은 분리해 표시합니다. 지점이 2곳 이상이면 마감 담당자와 확인 시간을 정해 같은 표를 기준으로 대조합니다.
핵심 요약
- 판매 포장 크기가 달라도 1개 원두 코드를 기준으로 g 단위 차감량을 고정합니다.
- 재고는 결제 대기가 아닌 정해진 주문 확정 상태에서 1회만 줄입니다.
- 가용 수량은 실물 수량에서 확정 주문량과 안전 수량을 뺀 값으로 표시합니다.
- 지점이 2곳이면 보관 위치를 행별로 나누고 이동 기록과 판매 기록을 구분합니다.
자주 묻는 질문
매장과 온라인에서 같은 원두를 팔 때 재고는 어떤 단위로 기록하나요?
판매 포장 단위와 별개로 g 단위 기준을 하나 둡니다. 200g 봉투 1개는 200g으로, 1kg 봉투 1개는 1,000g으로 차감합니다. 상품명이 달라도 원두 코드가 같으면 동일 재고로 연결합니다.
주문이 동시에 들어오면 어떤 주문부터 재고를 차감하나요?
주문 확정 상태에 먼저 들어온 건부터 가용 수량을 차감합니다. 두 주문이 같은 시각이면 주문번호나 POS 승인 순서처럼 1개의 기준을 정해 한 건만 먼저 확정합니다. 남은 수량이 0이면 뒤 주문은 품절 상태로 처리합니다.
예약 주문과 결제 대기 주문도 재고에서 빼나요?
재고에서 빼는 기준을 주문 상태로 고정합니다. 결제 대기까지 차감할지 확정 주문만 차감할지는 운영 방식에 따라 정하되, 취소 시 되돌림 기록이 남는 구조를 함께 둡니다. 기준을 바꾸면 적용 시각과 변경 이유를 기록합니다.
여러 지점이 같은 원두를 쓰면 재고를 합쳐도 되나요?
지점 창고가 분리되어 있으면 재고 행도 분리합니다. 본점 6kg과 2호점 4kg을 합쳐 10kg으로만 표시하면 이동 누락을 찾기 어렵습니다. 지점 간 이동 1건은 판매가 아닌 이동 기록으로 남깁니다.
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