카페 재고관리
매일 확인할 재료와 주기적으로 셀 소모품 재고 점검 기준
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재고 점검을 품목마다 같은 날에 몰아 하지 않으면, 영업 중 재료 부족과 월말 소모품 과잉을 함께 줄일 수 있습니다. 핵심은 사용 속도와 품절 영향을 기준으로 매일·주 1회·월 1회 점검 주기를 나누고, 품목별 최소 보유량을 숫자로 적는 것입니다. 원두와 우유처럼 판매에 바로 연결되는 재료는 영업 시작 전 수량과 예정 사용량을 비교합니다. 컵과 냅킨처럼 변동량이 완만한 소모품은 정한 주기에 세어 발주량을 계산합니다.
점검 대상 구분
품목부터 나눕니다. 점검표를 만들 때 재료와 소모품을 같은 주기로 관리하지 않고, 사용 속도와 품절 시 영향을 기준으로 2개 묶음으로 나눕니다. 매일 확인할 재료는 원두와 우유처럼 하루 판매량과 보관 상태가 영업에 바로 이어지는 품목이며, 주 1회나 월 1회 세는 소모품은 컵처럼 묶음으로 입고되는 물품입니다. 한 품목에는 세는 단위 1개만 지정합니다. ‘kg’로 입고된 원두를 ‘봉’으로도 적으면 장부와 실물의 차이를 찾기 어려우므로 원두는 kg, 컵은 개처럼 발주서와 실제 수량의 기준을 맞춥니다. 냉장 재료는 수량과 소비기한을 같은 행에서 관리하고, 포장재는 낱개와 묶음의 환산 기준을 표 아래에 적어 담당자가 바뀌어도 계산이 달라지지 않게 합니다.
매일 확인할 재료
수량만 적지 않습니다. 영업 시작 전에는 현재 수량에서 예약 주문과 예정 생산량을 빼고, 다음 입고일까지 예상되는 하루 사용량을 곱한 뒤, 예상 폐기량과 안전 여유분을 반영해 발주 여부를 같은 날 판단합니다. 예를 들어 원두 3kg이 남았고 하루 사용량이 1.2kg, 입고까지 2일이 걸리면 예상 사용량은 2.4kg입니다. 남은 0.6kg이 충분한지는 로스팅 일정과 판매 예약을 함께 적은 표에서 판정합니다. 우유처럼 냉장 보관과 소비기한을 함께 보는 재료는 가장 빠른 소비기한을 별도 칸에 남기고, 개봉한 재료는 개봉일과 남은 양을 한 줄에 기록합니다. 마감 때 실제 사용량을 입력하면 다음 영업일 발주 판단의 근거가 됩니다.
소모품 세는 주기
소모품은 주기가 핵심입니다. 컵과 뚜껑처럼 사용량이 일정한 물품은 주 1회 정한 요일에 창고와 작업대 수량을 합산하고, 월 1회 미개봉 박스 안쪽까지 확인해 묶음 수량을 낱개로 환산합니다. 컵 500개 묶음이 2개 남았더라도 주간 사용량이 700개이고 입고까지 2주가 걸리면, 보유량 1,000개만 보지 말고 기간 내 예상 소진량과 행사 물량을 함께 계산합니다. 작은 봉투나 스틱처럼 낱개 출고가 잦은 물품은 미개봉 수량과 사용 중인 박스 수량을 분리합니다. 재고 차이가 1회 발생했다고 수량을 임의로 덮어쓰지 말고, 입고 누락이나 폐기처럼 원인을 한 줄로 남깁니다.
기록표와 발주 기준
기준표는 발주 판단까지 이어져야 합니다. 품목별 행에 점검 주기와 최소 보유량을 적고, 입고 소요일과 발주 단위를 같은 표에 둡니다. 여러 지점은 지점별 기준을 먼저 기록한 뒤 대표 화면에서 부족 품목만 모아 확인하고, 이동 재고와 공동 창고 물량은 해당 지점의 보유량으로 중복 계산하지 않도록 마감합니다. 기록자는 숫자만 고치지 말고 ‘주문 누락’이나 ‘예상보다 많은 판매’처럼 원인을 한 단어로 남깁니다. 파손은 별도 원인으로 기록합니다. 엑셀을 쓰는 경우에도 확인자와 확인 시각을 1줄로 남기면 다음 발주 때 수량이 달라진 이유를 다시 찾을 수 있습니다.
핵심 요약
- 원두와 우유처럼 영업 중단에 영향을 주는 재료는 영업 전 1회 수량과 소비기한을 함께 기록합니다.
- 컵과 뚜껑 같은 소모품은 주 1회 점검과 월 1회 실사로 묶음 단위까지 환산합니다.
- 최소 보유량은 하루 사용량과 입고 소요일을 곱한 값에서 시작해 실제 폐기 기록으로 조정합니다.
- 여러 지점은 1개 통합표 안에서도 지점별 기준과 공동 창고 물량을 분리 기록합니다.
자주 묻는 질문
매일 확인할 재료는 어떤 기준으로 고르나요?
하루 사용량이 크거나 품절 시 판매가 바로 멈추는 재료를 매일 확인합니다. 원두와 우유가 대표적입니다. 냉장 보관 재료는 수량과 가장 빠른 소비기한을 함께 기록합니다.
소모품 재고는 주 1회면 충분한가요?
확인 주기는 주 1회로 두고, 종이컵처럼 소진 속도가 빠른 품목은 영업일마다 부족 여부를 확인합니다. 월 1회는 미개봉 박스와 묶음 수량까지 세어 표의 수량을 맞춥니다.
최소 보유량은 어떻게 계산하나요?
하루 사용량에 다음 입고까지 걸리는 일수를 곱해 기본량을 구합니다. 원두를 하루 1.2kg 쓰고 입고가 2일 뒤라면 기본량은 2.4kg이며, 예약 생산과 폐기량은 별도로 반영합니다.
여러 지점의 재고를 합산해도 되나요?
발주 판단에 필요한 공통 물량과 지점에 고정된 물량을 구분합니다. 지점 간 이동 예정 물량은 한 지점의 보유량으로 중복 기록하지 않습니다. 기준표에는 지점명과 확인 시각을 1줄로 기록합니다.
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