카페 재고관리
흩어진 재고·구매 엑셀을 합치기 전 확인할 데이터 정리 기준
발행
엑셀 파일을 합치기 전에 품목 코드와 단위를 맞추면 재고 차이가 생긴 위치를 찾을 수 있습니다. 흩어진 구매 기록과 재고 기록을 4개의 기준에 따라 같은 흐름으로 정리하는 방법을 설명합니다. 엑셀 통합은 파일을 병합하기 전에 기준을 통일하는 일이 먼저입니다. 생두와 원두처럼 같은 커피라도 관리 단위가 다르면 숫자를 그대로 더하지 않습니다.
품목 식별자 통일
한 행이 뜻하는 품목부터 정합니다. 기준은 코드입니다. 생두 1kg, 원두 1kg, 우유 1L처럼 품목명과 관리 단위를 한 쌍으로 적습니다. ‘에티오피아 예가체프’와 ‘예가체프 Ethiopia’가 같은 원료라면 통합 코드 1개를 부여하고 기존 표기의 대응표를 별도로 남깁니다. 이 대응표로 2개 파일의 같은 원료를 한 품목으로 묶고, 원래 표기와 변경된 표기를 추적합니다. 포장 단위와 실제 사용 단위가 다르면 kg와 g의 변환 규칙도 같은 표에 기록합니다.
거래 흐름 구분
구매 기록과 재고 기록은 같은 숫자를 적는 표가 아닙니다. 발주일·입고일·사용일·조정일을 각각 열로 나눕니다. 예를 들어 20kg 생두를 주문했지만 18kg만 입고됐다면 구매량 20kg과 재고 증가 18kg을 따로 연결해야 차이가 설명됩니다. 반품은 재고 감소 사유로, 폐기·샘플 사용은 각각 별도 조정 행으로 기록합니다. 같은 날짜에 거래가 여러 건이면 거래번호를 부여해 입고 1건과 재고 변동 1건을 연결합니다. 흐름이 끊기면 원인을 찾기 어렵습니다.
지점·보관 위치 분리
여러 지점을 합치면 지점 코드가 품목 코드만큼 중요합니다. 본점 창고의 원두 10kg과 2호점의 원두 10kg은 전체 수량이 같아도 발주와 이동 기록은 따로 남아야 합니다. 각 행에 지점과 보관 위치를 고정 열로 두고 담당 작업은 별도 열에 기록합니다. 지점 간 이동은 출고 행과 입고 행을 한 쌍으로 연결하고 이동번호를 부여합니다. 합산표를 만들 때도 원본 행의 지점 정보는 지우지 않습니다. 총량만으로 부족합니다.
통합 전 검수표
파일을 합치기 전에는 행 수보다 빈칸과 중복을 먼저 확인합니다. 품목 코드가 없는 행은 별도 목록으로 분리합니다. 단위가 다른 행은 kg·g·L처럼 기준 단위를 맞춘 뒤 변환값을 남깁니다. 날짜가 없는 거래 행은 발주·입고·조정 중 어느 흐름인지 확인할 수 없으므로 통합 대상에서 보류합니다. 마지막에는 표본 5개를 골라 발주 기록에서 입고 기록을 거쳐 재고 수량까지 숫자가 이어지는지 대조합니다. 표본에서 불일치가 나오면 원인을 기록한 뒤 같은 규칙으로 남은 행을 점검합니다.
핵심 요약
- 엑셀 통합의 출발점은 파일 수가 아니라 1개 품목에 부여할 코드와 기준 단위입니다.
- 발주량과 입고량은 서로 다른 거래값으로 기록하고 재고 증감은 실제 입고 수량에 연결합니다.
- 본점과 2호점의 재고는 합산하더라도 지점 코드와 이동번호를 남겨 위치별 흐름을 되짚습니다.
- 통합 전 표본 5개를 대조해 누락 행과 중복 행을 찾고 단위 오류도 기록합니다.
자주 묻는 질문
엑셀 파일을 먼저 하나로 합치면 안 되나요?
파일을 합치기 전에 품목 코드와 기준 단위를 맞춥니다. 기준이 없으면 같은 원두가 2개 품목으로 남거나 kg와 g가 함께 더해집니다.
품목명이 조금씩 다르면 어떻게 정리하나요?
‘에티오피아 예가체프’와 ‘예가체프 Ethiopia’처럼 같은 원료를 가리키는 표기는 대응표로 묶습니다. 통합 코드 1개를 부여하고 원래 표기는 이력 열에 보존합니다.
발주량과 입고량이 다를 때는 어느 숫자를 재고에 쓰나요?
재고 증가는 실제 입고량으로 기록합니다. 주문 수량은 구매 기록에 남기고 들어온 수량은 재고 변동에 연결해 차이 사유를 적습니다.
여러 지점의 재고를 한 표에서 보려면 무엇을 남기나요?
각 행에 지점 코드와 보관 위치를 남깁니다. 본점과 2호점 이동은 같은 이동번호로 출고 행과 입고 행을 연결합니다.
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