카페 소모품 관리
컵과 뚜껑이 떨어지기 전 확인하는 소모품 재고 항목
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컵과 뚜껑은 한쪽 재고만 남아도 포장 주문을 이어가기 어렵습니다. 규격별로 어떤 소모품을 세고 어느 수량에서 발주할지 1장의 재고표에 담는 기준을 정리합니다. 핵심은 컵과 뚜껑을 1개 묶음으로 연결하고 낱개와 미개봉 박스를 나눠 기록하는 것입니다. 지점이 2곳 이상이면 같은 항목명을 쓰고 장소별 수량을 따로 남겨 부족 원인을 찾습니다.
재고를 함께 세는 기준
컵과 뚜껑은 한 쌍입니다. 컵이 2줄 남아도 맞는 뚜껑이 없으면 해당 규격 음료를 포장하지 못하므로 개별 수량보다 규격별 세트 수량을 먼저 기록합니다. 컵의 용량과 사용 온도를 적고 같은 규격의 뚜껑을 연결한 뒤, 낱개 수량과 미개봉 박스 수량을 2개 칸으로 나눕니다. 매장 안에서 사용하는 위치도 1개 항목으로 둡니다. 창고 수량과 바 안쪽 수량이 섞이면 남은 양을 잘못 읽기 쉬우므로 이동 수량을 기록한 뒤 컵과 뚜껑의 규격별 사용 가능 수량을 따로 계산해 발주량을 정합니다. 수기 장부나 스프레드시트에는 규격·현재 수량·미개봉 박스·발주 필요 여부를 4개 열로 배치하면 누락 지점이 드러납니다.
확인할 소모품 항목
수량보다 규격이 먼저입니다. 컵 항목에는 용량과 사용 온도를 적고, 뚜껑 항목에는 맞물리는 형태와 빨대 구멍 유무를 표시합니다. 빨대는 길이와 포장 단위를 분리해 기록하고, 홀더는 컵 수량과 다른 기준으로 세어 묶음 단위와 낱개 단위를 나눕니다. 캐리어는 2구와 4구처럼 운반 단위를 구별하고, 포장 봉투는 작은 컵용과 큰 컵용을 별도 항목으로 둡니다. 냅킨과 물티슈처럼 음료 1잔마다 소모되는 물품은 판매 수량과 함께 줄어드는지 확인하고, 배달 주문이나 행사처럼 사용량이 달라지는 상황은 일반 영업일 기록과 재고표에서 별도 항목으로 분리합니다. 항목을 나누면 컵은 남았지만 뚜껑이 없는 상태와 뚜껑은 남았지만 맞는 컵이 없는 상태를 서로 다른 부족 사유로 남깁니다.
발주 시점을 정하는 기록
발주 기준은 감으로 정하지 않습니다. 영업일 7일치 사용량을 기록합니다. 발주량은 납품 대기 일수의 예상 소비량에 필요한 최소 보유 수량을 더한 뒤, 현재 사용 가능한 낱개와 미개봉 박스 수량을 구분해 빼서 규격별로 산출하고 장부에 기록합니다. 공급처의 최소 주문 수량이 1박스인지, 납품 요일이 고정인지, 품절 시 대체 규격이 있는지는 품목별 메모에 남깁니다. 수기 장부라면 날짜·담당자·입고 수량·폐기 수량·현재 수량을 5개 칸으로 고정해 매번 같은 순서로 작성합니다. 여러 지점은 지점별 발주 단위를 유지한 채 합산하며, 한 지점의 남는 컵을 다른 지점의 부족분으로 상계하지 않습니다.
지점별 점검과 입고 기록
점검자는 1명으로 정합니다. 마감 시 컵과 뚜껑의 실물을 세고, 입고 상자 수량과 지점 간 이동 수량을 같은 기록에 남깁니다. 두 사람이 따로 적는 매장은 기록 시각과 단위를 맞추지 않으면 같은 박스를 두 번 더하거나 뺄 수 있습니다. 담당자 이름보다 점검 완료 시각과 변경 사유를 남겨 오류 추적 기준을 고정합니다. 스프레드시트에서는 규격별 현재 수량이 최소 보유 수량보다 낮을 때만 발주 표시가 켜지도록 하고, 입고가 끝난 뒤에는 표시를 0으로 되돌리지 말고 입고 기록으로 상태를 갱신합니다. 지점이 2곳 이상이면 같은 규격명을 공유하고, 본사 합계는 지점별 수량과 별도 표로 유지합니다. 발주·입고·폐기·이동의 4가지 기록이 남으면 컵 재고 부족 원인을 수량 문제와 배송 문제로 구분해 기록할 수 있습니다.
핵심 요약
- 컵과 뚜껑은 규격별 1개 세트로 연결해 포장 가능 수량을 기록합니다.
- 보조 포장재 3종 이상은 용도와 포장 단위를 나누어 관리합니다.
- 영업일 7일치 사용량과 최소 보유 수량을 바탕으로 발주량을 계산합니다.
- 여러 지점은 같은 규격명과 단위를 사용하되 지점별 수량은 따로 남깁니다.
자주 묻는 질문
컵과 뚜껑 재고를 함께 기록해야 하는 이유는 무엇인가요?
규격이 맞지 않으면 음료 포장이 멈추므로 컵 1종과 호환 뚜껑 1종을 하나의 재고 묶음으로 기록합니다.
소모품 재고표에 가장 먼저 넣을 항목은 무엇인가요?
컵 용량·사용 온도·뚜껑 형태를 기본 항목으로 둡니다. 빨대·홀더·캐리어는 보조 품목 3개로 분리해 포장 단위까지 적습니다.
발주 수량은 어떻게 계산하나요?
영업일 7일치 사용량을 기준으로 납품 대기 일수의 소비량과 최소 보유 수량을 더한 뒤 현재 사용 가능한 수량을 뺍니다.
여러 지점의 컵 재고는 어떻게 비교하나요?
지점별 규격명과 발주 단위를 통일합니다. 본사 합계는 지점별 수량과 분리하고, 이동 기록 1건마다 출발 지점과 도착 지점을 남깁니다.
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