카페 재고관리
카페 재료별 재고 점검 간격을 정하는 기준과 발주 기록법
발행
모든 식재료를 같은 간격으로 세면 기록량은 늘고 필요한 발주 신호는 묻힙니다. 소모 속도와 보관 조건을 기준으로 나누면 냉장 재료는 1일 단위, 원두는 3일 단위처럼 점검표를 설계할 수 있습니다. 판매량과 폐기량을 기록합니다. 입고 지연이 생기면 7일 단위 기록을 바탕으로 매장별 간격을 다시 조정합니다.
점검 간격을 나누는 기준
간격은 다릅니다. 재료별 주기는 ① 소모 속도 ② 보관 중 품질 변화 ③ 표시된 소비기한 ④ 다음 입고까지 걸리는 날수로 정합니다. 우유처럼 냉장 상태와 소비기한을 함께 보는 품목은 판매량과 폐기량을 1일 단위로 대조하고 상온 보관 생두는 남은 중량과 발주 예정일을 3~7일 간격으로 확인합니다. 점검일과 사용량은 같은 행에 남깁니다. 폐기량은 별도 칸에 기록합니다. 4주 기록이 쌓인 뒤 간격을 줄일 품목과 늘릴 품목을 정합니다.
재료별 시작 간격표
표를 만듭니다. 냉장 우유나 생크림처럼 온도 변화에 민감한 재료는 1일 간격으로 수량과 상태를 함께 기록합니다. 원두는 메뉴별 사용량이 크게 흔들리지 않는 매장이라면 3일 간격으로 시작하고, 로스터리의 생두는 로트별 잔량과 생산 예정량을 묶어 3~7일 주기로 확인합니다. 시럽과 포장재처럼 보관 중 변화가 느린 품목은 7일 간격을 시작값으로 삼되, 박스 단위 입고로 보관 공간이 줄어들면 점검일을 앞당깁니다. 여러 지점은 같은 품목도 판매속도와 저장공간이 다르므로, 본사 표 1개를 복사하지 말고 지점별 시작 간격을 따로 기록합니다.
판매와 발주 기록 연결
기록을 서로 연결합니다. 엑셀 한 행에 품목명과 관리 단위를 적고 7일 사용량을 같은 단위로 환산합니다. 하루 사용량에 입고까지 걸리는 날수를 곱한 값보다 현재 재고가 적으면 발주 검토 칸에 표시하고 최소 발주 단위가 1박스인지 1봉인지 함께 적어 주문량을 정합니다. 로스터리에서는 생두 투입 중량과 로스팅 후 원두 중량을 분리해 기록해야 생산 손실이 판매용 재고에 섞이지 않습니다. 여러 지점의 자료를 합칠 때는 지점 코드와 점검일을 붙여야 4주 단위로 소모 차이를 읽을 수 있습니다.
예외를 반영한 조정 규칙
간격은 고정값이 아닙니다. 주말 판매량이 평일보다 높거나 행사 기간이 잡힌 주에는 우유처럼 소모가 빠른 품목의 점검을 1회 추가하고 포장재처럼 소비 속도가 느린 품목은 기존 7일 간격을 유지합니다. 같은 품목의 폐기가 2회 연속 기록되면 발주 단위나 보관 위치를 조정하고 품절이 2회 반복되면 1일 사용량과 입고 지연일을 다시 계산합니다. 지점 사이 이동이 생긴 날에는 이동 수량을 재고대장에 남겨 한 지점의 부족분을 다른 지점의 잉여분으로 잘못 읽지 않게 합니다. 4주 기록이 쌓인 뒤 실제 사용량과 폐기량을 대조해 1일·3일·7일 시작값을 매장별 간격으로 바꿉니다.
핵심 요약
- 점검 주기는 재료 이름이 아니라 소모 속도와 보관 조건에 맞춰 1일·3일·7일 시작값으로 나눕니다.
- 엑셀에는 7일 사용량과 입고 소요일을 함께 넣어 수량 확인을 발주 판단으로 이어지게 합니다.
- 폐기와 품절이 2회 반복되면 고정표를 유지하지 않고 지점별 간격을 다시 계산합니다.
자주 묻는 질문
모든 카페 재료를 매일 점검해야 하나요?
아닙니다. 우유처럼 보관 조건이 민감한 품목은 1일 간격으로 시작합니다. 원두는 3일 간격으로 둡니다. 포장재는 7일 간격으로 시작한 뒤 폐기량과 품절 기록에 맞춰 바꿉니다.
점검 간격을 정할 때 가장 먼저 기록할 항목은 무엇인가요?
품목별 7일 사용량과 폐기량을 먼저 적습니다. 입고까지 걸리는 날수를 더하면 현재 재고가 발주 기준보다 적은지 판단하기 쉽습니다.
원두와 생두는 같은 간격으로 세면 되나요?
같게 두지 않습니다. 원두는 판매 메뉴의 사용량을 기준으로 3일 간격으로 시작합니다. 생두는 로스팅 계획과 로트별 잔량을 함께 보며 3~7일 주기로 조정합니다.
여러 지점에서 같은 재료표를 써도 되나요?
기본 항목은 같게 두되 시작 간격은 지점별로 달리합니다. 판매속도와 저장공간이 다른 상태에서 4주 기록을 합치면 발주 기준이 흐려질 수 있습니다.
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