카페 재고관리
음료 재료가 충분해도 주문을 못 받는 이유와 컵·뚜껑 재고 관리
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주문 가능 수량은 음료 재료만으로 정해지지 않습니다. 컵·뚜껑을 1잔 단위로 함께 계산하면 원두가 남았는데도 포장 주문을 받지 못하는 지점이 발주 전에 드러납니다. 이 글은 메뉴별 구성품을 묶어 입고·사용·폐기 기록을 발주 신호로 바꾸는 흐름을 설명합니다. 엑셀과 수기 장부에서도 같은 기준을 적용합니다.
주문 가능 재고의 기준
기준은 1잔입니다. 주문 가능 재고는 메뉴 1개를 끝까지 제공할 수 있는 수량입니다. 원두와 우유가 남아 있어도 테이크아웃 컵 또는 전용 뚜껑이 없으면 포장 주문의 판매 한도는 줄어듭니다. 매장용 잔으로 제공하는 주문과 포장 주문의 구성품이 다르면 주문 유형을 나눠 계산한 뒤 한 표에 섞을 때 부족 품목이 가려지지 않도록 어떤 품목이 부족한지와 메뉴별 판매 가능 여부를 함께 기록합니다. 재고표의 기준 단위를 ‘원두 몇 g’에서 ‘아이스 라테 1잔’으로 넓히면 구매 판단이 음료 판매와 연결되고 테이크아웃과 매장 제공의 주문 한도도 구분됩니다. 재고가 0이 되는 순간만 표시하지 않고 포장 주문과 매장 제공 주문 중 어느 유형이 먼저 멈추는지도 기록합니다.
컵·뚜껑 재고의 연결
두 품목을 묶습니다. 컵과 뚜껑은 따로 세되 판매 단위에서는 한 묶음으로 연결합니다. 아이스 음료 1잔에 컵 1개와 전용 뚜껑 1개가 필요하다면 두 품목 중 남은 수량이 적은 쪽이 실제 판매 한도를 정합니다. 빨대나 홀더를 기본 제공하는 매장이라면 메뉴 구성표에 해당 소모품을 추가하고 선택 제공 품목은 별도 항목으로 구분합니다. 입고 수량과 사용 수량을 나눠 적으면 컵은 있는데 뚜껑이 사라지는 시점을 찾고 폐기 수량을 별도 기록으로 남겨 실제 수량과 장부 수량의 차이와 마감 원인까지 함께 확인합니다. 오전과 마감 2개의 확인 시점을 정해 같은 품목을 세면 직원마다 다른 기준으로 적는 문제를 줄입니다.
엑셀 재고표의 연결 구조
표의 시작은 메뉴입니다. 품목명만 나열한 엑셀은 메뉴 1개에 필요한 원두·우유·컵·뚜껑의 연결 관계를 보여주지 못하므로 메뉴별 구성표와 품목별 입출고 표를 분리하더라도 같은 식별값으로 묶어 입고와 출고 기록까지 한 품목 흐름으로 관리합니다. 아이스 라테를 예로 들면 원두·우유·컵·뚜껑을 하나의 메뉴 묶음으로 연결하고 주문 수량이 늘 때 어떤 품목이 몇 개씩 줄었는지와 실제 사용량의 차이를 같은 기록에서 매장별로 확인합니다. 지점이 2곳 이상이면 지점 열을 별도로 두고 같은 컵이라도 규격과 공급 단위를 구분해 한 매장의 잔량을 다른 매장의 재고로 합치지 않습니다. 수기로 관리한다면 마감 후 메뉴별 판매량과 소모품 차감량을 한 줄씩 대조합니다.
발주선을 정하는 기준
발주선은 소진 전에 둡니다. 품목별 최소 수량을 정할 때는 납품에 걸리는 시간과 실제 출고 속도를 함께 기록하고 컵처럼 보관 공간을 많이 차지하는 자재는 포장 단위까지 발주표에 넣습니다. 같은 컵이라도 판매량이 몰리는 날과 한산한 날의 소비 속도가 다르면 평균 수량만 보고 발주할 때 소진 시점을 놓치므로 요일별 출고 기록을 별도 열로 남겨 발주선을 조정합니다. 발주 상태는 ‘필요·주문함·입고 확인’처럼 3단계로 고정하면 누가 봐도 멈춘 지점을 알 수 있습니다. 부족 품목이 생겼을 때 대체 규격을 임의로 쓰지 않고 메뉴 제공 가능 여부를 먼저 표시합니다.
마감 차이의 원인 기록
기록을 분리합니다. 마감 숫자가 맞지 않는다고 직원에게 책임을 돌리면 같은 차이가 반복됩니다. 먼저 입고 수량과 실제 진열 수량을 대조하고 포장 단위를 낱개 1개 기준으로 환산해 기록합니다. 폐기·파손·샘플 사용은 판매량과 섞지 않고 별도 사유로 남겨 빠진 수량을 후속 발주에 반영합니다. 컵과 뚜껑의 규격이 바뀐 날에는 기존 품목을 덮어쓰지 말고 새 규격을 별도 코드로 등록해 이전 기록을 보존하며 재고 변동의 원인까지 추적합니다. 선입선출(FIFO)이 필요한 우유·시럽 같은 재료는 입고 순서가 보이게 배치하고 소모품은 규격별 보관 위치를 고정합니다.
핵심 요약
- 1잔의 주문 가능 여부는 음료 재료와 컵·뚜껑을 함께 계산해야 정확해집니다.
- 엑셀 표에는 메뉴별 구성표를 연결해 재료와 소모품의 차감 흐름을 남깁니다.
- 발주선은 최소 수량과 납품 소요 시간을 기준으로 정하고 출고 속도에 맞춰 조정합니다.
- 입고·사용·폐기 기록을 나누면 장부와 실제 수량의 차이를 추적하기 쉽습니다.
자주 묻는 질문
원두가 남았는데도 특정 음료 주문을 막아야 하나요?
포장 주문 기준으로는 그렇습니다. 메뉴 1잔에 컵 1개와 뚜껑 1개가 필요하다면 둘 중 하나라도 0이면 해당 포장 메뉴의 주문 가능 수량을 0으로 표시합니다. 매장용 잔 제공이 가능한 주문은 구성표를 분리해 같은 원두를 별도 방식으로 계산합니다.
컵과 뚜껑 재고는 어떻게 기록하나요?
컵과 뚜껑을 각각 품목으로 등록하되 메뉴 1개에 필요한 수량을 연결합니다. 입고와 사용을 기본 열로 두고 폐기 수량은 별도 열에 기록해 장부 차이를 설명합니다. 규격이 다르면 같은 이름으로 합치지 않습니다.
엑셀로 재고 관리할 때 가장 먼저 바꿀 항목은 무엇인가요?
메뉴 1개에 필요한 품목 연결부터 바꿉니다. 품목명과 현재 수량만 적던 표에 구성표를 붙이고 판매량에 따라 원두와 소모품이 함께 차감되는 구조를 만듭니다. 지점이 2곳이면 지점 열을 분리해 수량을 섞지 않습니다.
재고 부족을 발주 전에 알아채려면 어떻게 하나요?
품목별 최소 수량과 납품 소요 시간을 함께 정해 발주선을 만듭니다. 판매량이 몰리는 날 출고량이 평균보다 큰 매장이라면 평균값 하나로 계산하지 않고 실제 출고 흐름을 반영해 기준을 조정합니다. 발주 상태는 ‘필요·주문함·입고 확인’ 3단계로 고정해 누락된 작업을 드러냅니다.
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