카페·로스터리 운영
발주 담당자 교체 때 남겨야 할 재고 현황과 업무 기준
발행
담당자가 바뀌는 날 재고 수량만 넘기면 같은 품목을 중복 발주하거나 입고 예정 물량을 놓치기 쉽습니다. 인수인계 문서에는 기준일의 실사 수량, 발주 진행 상태, 품목별 발주 기준을 한 흐름으로 남겨 새 담당자가 1회 확인하고 업무를 이어가도록 해야 합니다. 엑셀이나 수기 장부를 쓰는 소규모 카페와 로스터리에서 바로 적용할 수 있도록 필요한 항목을 업무 순서에 맞춰 정리했습니다. 단위와 보관 조건이 다른 재고는 한 표에 담되 기록 기준은 분리합니다.
기준일과 실사 범위
{"content":"기준일을 정합니다. 인수인계표의 기준일은 담당자가 창고 안 재고를 세고 발주 내역을 대조한 시각으로 정합니다. 영업 중 수량이 계속 변하는 매장에서는 영업 마감 시점의 재고와 입고 예정 물량을 분리해 기록해야 새 담당자가 숫자의 출처를 다시 추적하지 않아도 됩니다. 생두와 원두처럼 단위와 소진 속도가 다른 품목은 같은 표에 담되 품목군마다 세는 단위를 kg 또는 봉으로 고정합니다. 수기 장부를 쓰는 경우에는 수정선을 한 번만 긋고 수정자와 시각을 남겨 숫자가 바뀐 이유를 추적하게 합니다.
재고 현황표의 필수 항목
재고 현황표는 현재고만 적는 문서가 아닙니다. 품목명과 단위를 먼저 적고 실사 수량은 별도 칸에 둡니다. 사용 가능 여부와 보관 위치도 같은 행에 넣어 수량과 실제 사용 조건을 연결합니다. 원두는 로스팅일 또는 개봉일처럼 매장에서 실제로 쓰는 추적 기준을 한 가지로 정하고 생두는 포대 단위와 남은 중량을 분리해 적습니다. 손상되었거나 사용 보류인 재고는 가용 수량에서 빼고 상태 칸에 사유를 씁니다. 유통기한이나 권장 소비기한을 관리하는 품목은 날짜 칸을 별도로 둡니다. 날짜가 없는 원재료에는 임의의 기한을 넣지 않아 새 담당자가 실제 발주 가능 수량을 오해하지 않게 합니다.
발주 상태와 수량 기준
발주 내역은 완료 여부만 표시하지 않습니다. 품목별 발주 요청일과 공급처를 묶고 주문 수량과 입고 예정일을 같은 건에 적습니다. 결제 또는 승인 상태도 한 칸으로 고정합니다. 완료 또는 진행 중처럼 상태 이름을 고정하면 담당자마다 다른 표현을 쓰지 않게 됩니다. 입고 전에는 주문 수량과 현재고를 나란히 놓아 입고 후 예상 수량을 계산합니다. 이미 다른 지점으로 이동한 물량은 별도 행으로 분리합니다. 여러 지점을 운영한다면 지점명과 보관 장소를 필수 칸으로 두고 최소 보유량은 평균 사용량을 산정한 기간과 납품까지 걸리는 일수에 맞춰 기록합니다.
담당자별 업무 기준
업무 기준은 담당자의 기억이 아니라 재현 가능한 순서로 남깁니다. 발주 시점이 오전인지 마감인지, 누가 승인하는지, 공급처 응답이 없을 때 어떤 기준으로 보류하는지 문장으로 씁니다. 실제로 정해지지 않은 승인자나 대체 공급처를 추측해 빈칸을 채우지 않습니다. 발주 전 확인 절차는 현재고 확인과 입고 예정 대조를 거친 뒤 사용량 기록을 보는 3단계로 나누고 각 단계에 완료 표시를 둡니다. 인수인계 시점에는 새 담당자가 표를 보고 한 건의 발주를 끝까지 따라갑니다. 이전 담당자는 누락된 입력과 예외 상황만 설명합니다. 인수인계일, 설명자, 인수자, 미해결 항목 수까지 기록하면 기준과 책임 범위를 다시 확인할 근거가 남습니다."}
핵심 요약
- 인수인계의 출발점은 기준일과 확인 시각을 고정하는 일입니다.
- 현재고에는 실사 수량뿐 아니라 사용 가능 여부와 보관 위치를 함께 기록합니다.
- 발주 요청일과 입고 예정일은 상태 기록과 연결해 한 건으로 관리합니다.
- 발주 전 확인 순서를 3단계로 고정하면 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 판단합니다.
자주 묻는 질문
재고 현황표의 기준일은 언제로 정하나요?
창고 안 재고의 실사와 발주 내역 대조를 마친 시각으로 정합니다. 수량 변동이 큰 매장은 영업 마감 시점의 재고를 기준으로 삼고 입고 예정 물량은 현재고와 따로 적습니다.
원두와 생두는 같은 방식으로 세어도 되나요?
같은 표에 기록해도 단위는 분리합니다. 원두는 봉 또는 kg처럼 매장에서 실제 쓰는 단위를 고정하고 생두는 포대 수와 잔여 중량을 따로 적습니다.
입고되지 않은 발주 건은 어떻게 넘기나요?
발주 요청일, 공급처, 주문 수량, 입고 예정일을 하나의 발주 건에 묶고 상태는 ‘진행 중’이나 ‘보류’처럼 정해진 말로 표시합니다. 일부 입고나 지점 이동이 있었다면 남은 수량도 따로 적습니다.
담당자가 바뀔 때 승인 기준은 어떻게 기록하나요?
매장 또는 조직에서 실제 승인 권한을 가진 사람을 문서에 적습니다. 정해진 사람이 없으면 임의로 이름을 넣지 말고 미해결 항목으로 남겨 발주가 멈추는 지점을 표시합니다.
— 파소파소 · pasopasoflo.com