카페 재고관리
매일 확인할 재고와 정기적으로 셀 재고를 나누는 카페 운영 기준
발행
재고를 매일 모두 세면 영업 전 준비가 길어지고, 한 달에 한 번만 세면 우유나 원두 부족을 늦게 알아차립니다. 사용량과 폐기 변화가 큰 품목은 1일 단위로 확인하고, 사용 속도가 안정된 보관품은 주 1회나 월 1회 실사로 나누면 기록 부담을 줄이면서 발주 누락도 찾기 쉽습니다. 기준은 품목 이름이 아니라 소비 속도와 부족했을 때의 영향으로 정합니다. 표 계산 파일에는 확인 주기와 담당자를 한 줄로 고정해 적습니다.
구분 기준 세우기
품목은 이름보다 소비 속도와 부족했을 때의 영향으로 구분합니다. 기준은 속도입니다. 1일 판매량이 크게 흔들리는 에스프레소 원두와 우유처럼 영업 중 바로 쓰는 재료는 매일 확인합니다. 생두 포대와 개별 포장 컵처럼 사용 단위가 크고 입고 간격이 긴 품목은 주 1회 또는 월 1회 실사해 관리합니다. 정기 품목이라도 발주 예정량과 실제 잔량이 어긋나면 즉시 다시 셉니다. 판매가 몰리는 시간대가 따로 있으면 해당 품목의 확인 시각도 고정합니다.
매일 확인할 품목
매일 확인할 품목은 부족할 때 영업 중 판매가 멈추거나 대체 설명이 필요한 항목입니다. 우유는 냉장고 안 잔량과 개봉 여부를 영업 시작 전에 적고, 에스프레소 원두는 그라인더 호퍼와 밀폐 용기의 잔량을 나눠 봅니다. 테이크아웃 컵은 규격별 묶음 수를 세며, 판매 흐름이 달라진 매장에서는 하루 사용량도 함께 기록합니다. 수량 단위는 리터와 킬로그램처럼 실제 발주 단위와 맞춥니다. 묶음 수와 낱개 수가 2일 연속 맞지 않으면 기록 누락인지 사용 증가인지 원인을 한 줄로 남깁니다. 여러 지점이면 지점명과 확인 시각을 적어 이동 재고와 매장 재고가 섞이지 않게 합니다.
정기적으로 셀 품목
정기적으로 세는 품목은 하루 변동이 작고 보관 단위가 큰 재료입니다. 미개봉 생두 포대와 여분의 포장재는 주 1회 재고표와 실제 수량을 맞춰 입고 예정량을 조정합니다. 청소용 소모품은 사용량이 안정되면 월 1회 남은 수량과 보관 위치를 확인합니다. 생두는 포대 수만 세지 않고 개봉 포대의 남은 중량을 따로 기록해야 로스팅 계획과 발주 판단이 어긋나지 않습니다. 월 1회에는 장기 보관 품목의 포장 훼손과 냄새 변화를 확인하고 우선 사용 여부를 표시합니다. 납품 간격이 길거나 최소 구매 단위가 큰 품목은 주기가 짧아질 수 있으므로 입고일을 재고표에 함께 남깁니다.
재고표 기록 항목
재고표 한 줄에는 품목명과 보관 위치를 고정해 적습니다. 단위와 확인 주기는 실제 발주 방식에 맞추고 담당자 이름과 확인 시각은 별도 칸에 둡니다. 날짜는 확인한 연도·월·일로 남기며 수량 옆에 실사인지 입고 기록인지 표시하면 숫자 차이를 추적하기 쉽습니다. 표 계산 파일에서는 매일 항목과 주간 항목을 시트에서 나누되 품목 코드는 같게 유지합니다. 월간 항목은 별도 시트로 빼더라도 같은 코드와 단위를 사용합니다. 여러 지점은 이동 수량과 폐기 수량을 별도 칸에 기록해 같은 원두가 두 번 잡히지 않게 합니다.
핵심 요약
- 1일 영업에 영향을 주는 재료는 매일 확인하고, 사용 단위가 큰 보관품은 주 1회나 월 1회로 둡니다.
- 품목의 소비 속도와 부족 영향에 보관 단위를 더해 재고 조사 주기를 정합니다.
- 실제 단위, 확인 시각, 지점명을 남겨 수기 기록과 이동 재고의 차이를 좁힙니다.
자주 묻는 질문
매일 확인할 재고는 어떤 기준으로 고르나요?
1일 영업에 바로 쓰이고 부족하면 판매가 멈추는 품목을 매일 셉니다. 우유와 에스프레소 원두처럼 개봉 후 보관 상태가 달라지는 재료는 잔량과 개봉 여부를 함께 기록합니다.
생두는 매일 세지 않아도 되나요?
사용량이 안정된 미개봉 생두는 주 1회 실사로 시작합니다. 납품 간격이 길거나 최소 구매 단위가 크면 확인 주기를 짧게 조정합니다. 개봉 포대는 남은 중량을 따로 적습니다.
재고 확인 주기를 바꿔야 하는 때는 언제인가요?
2일 연속 장부 수량과 실제 수량이 다르거나, 발주 직전 부족이 반복되면 주기를 바꿉니다. 원인은 사용량 증가인지 폐기 누락인지 구분해 한 줄로 적습니다.
여러 지점의 재고를 한 장부에서 관리할 때 무엇을 적나요?
지점명을 필수 항목으로 두고 같은 품목 코드를 유지합니다. 이동 수량과 폐기 수량을 별도 칸에 적으면 한 장부에서도 지점별 잔량을 분리해 확인합니다.
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