카페 재고관리
매번 남는 카페 재료, 발주량을 조정하는 기록 관리 방법 정리
발행
남는 재료를 줄이려면 발주표보다 먼저 사용량과 마감 재고를 같은 단위로 기록해야 합니다. 입고량에서 실제 사용량과 폐기량을 분리하면 다음 주문에서 줄일 양과 남겨둘 재고의 기준이 생깁니다. 기록은 1회성 메모가 아니라 같은 시점에 같은 항목을 적는 운영 기준입니다. 엑셀을 쓰더라도 5개 열만 고정하면 소규모 매장과 여러 지점의 발주 흐름을 비교하기 쉬워집니다.
남는 이유를 나누는 기록
남는 재료의 원인은 한 줄의 잔량으로는 드러나지 않습니다. 입고량, 마감 재고, 실제 사용량, 폐기량을 같은 단위로 4칸에 나눠 적습니다. 사용량은 입고량에서 마감 재고를 뺀 값과 맞춰 봅니다. 차이가 나면 제조 중 손실인지 계량 누락인지 따로 메모합니다. 원인을 구분해 적습니다. 예를 들어 우유가 남았다는 사실만 적으면 발주를 줄일 근거가 약하지만, 판매되지 않은 개봉분과 보관 중 폐기된 양을 구분하면 다음 주문에서 조정할 항목이 달라집니다. 원두는 생두와 볶은 원두를 분리하고 컵은 개수, 시럽은 용량으로 적어 단위를 섞지 않습니다.
발주량을 계산하는 기준
발주량은 감으로 줄이지 않습니다. 기준식은 예상 사용량 + 남겨둘 여유량 - 사용 가능한 재고입니다. 예상 사용량을 잡으려면 메뉴 판매량과 레시피 투입량을 곱한 기록이 필요하고, 사용 가능한 재고에는 이미 들어온 물량과 입고 예정 물량을 따로 적어야 합니다. 입고까지 걸리는 시간과 최소 주문 단위를 같은 표에 두면, 재고가 남아도 주문 단위 때문에 주문량을 낮추지 못하는 상황이 따로 기록됩니다. 발주일, 입고일, 주문량을 3개 열로 남기면 다음 계산에서 빠진 값이 바로 드러납니다.
메뉴 소비량과 연결하기
재료 기록이 발주표에서 멈추면 메뉴 판매 변화가 반영되지 않습니다. 메뉴별 판매 수량과 레시피의 1잔 투입량을 연결하면 원두와 우유가 어느 메뉴에서 얼마나 빠졌는지 기록되고, 시럽처럼 특정 메뉴에만 들어가는 재료도 발주 근거에 포함됩니다. 메뉴 2개가 같은 우유를 쓰더라도 판매량이 다르면 소비 속도는 달라지므로, 재료 이름만 적은 재고표보다 메뉴·투입량·판매 수량의 연결표가 읽기 쉽습니다. 로스터리는 생두 투입량과 로스팅 후 원두 생산량을 같은 배치로 기록해 생산 손실과 판매 소비를 섞지 않습니다. 한 잔 기준을 고정합니다. 아메리카노와 라테처럼 대표 메뉴 2개부터 적고, 실제 계량값이 달라지는 메뉴는 별도 행으로 분리하면 발주량 조정 근거가 남습니다.
엑셀에 남길 최소 항목
엑셀이나 수기 장부는 열 이름부터 고정해야 합니다. 재료명, 단위, 입고량, 사용량, 마감 재고를 기본 5개 열로 만들고, 폐기량과 폐기 사유는 별도 칸에 둡니다. 발주일과 입고일을 남기면 공급 지연 때문에 재고가 비는 경우와 실제 소비가 줄어든 경우가 구분됩니다. 기록은 짧아도 됩니다. 매장별로 같은 항목을 같은 단위로 적은 뒤, 1회 발주가 끝날 때마다 예상 사용량과 실제 사용량의 차이를 한 줄로 남기면 다음 조정에 필요한 근거가 남습니다. 여러 지점은 매장별 탭을 나누되 열 이름은 바꾸지 않아 대표자가 같은 표 구조로 비교하게 합니다.
핵심 요약
- 발주 조정의 출발점은 입고량과 마감 재고를 같은 단위로 맞추는 기록입니다.
- 폐기량과 사유를 분리하면 남은 재료가 소비 부족인지 보관 손실인지 구별됩니다.
- 레시피의 1잔 투입량에 메뉴 판매 수량을 연결해야 재료별 소비 속도를 계산할 수 있습니다.
- 발주일·입고일·주문 단위를 남기면 재고 부족과 주문 단위의 제약을 따로 판단할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
남는 재료를 줄이려면 어떤 기록부터 시작해야 하나요?
입고량, 사용량, 마감 재고를 한 단위로 기록하는 일부터 시작합니다. 폐기량과 사유를 추가하면 5개 항목으로 남은 재료의 원인을 구분합니다.
사용량은 어떻게 계산하나요?
입고량에서 마감 재고를 뺀 값으로 확인한 뒤, 폐기량이 포함됐는지 따로 표시합니다. 메뉴 판매 수량과 레시피의 1잔 투입량을 함께 적으면 계산값과 실제 소비의 차이가 드러납니다.
엑셀에 발주량 기록을 만들 때 열은 몇 개가 필요한가요?
재료명, 단위, 입고량, 사용량, 마감 재고를 기본 5개 열로 둡니다. 폐기량·사유·발주일·입고일은 별도 열로 추가해 원인과 납품 흐름을 구분합니다.
여러 지점의 재고 기록은 어떻게 맞추나요?
열 이름과 단위를 1개 표준으로 고정하고 지점별로 같은 항목을 기록합니다. 매장별 탭을 분리하면 원두와 우유의 소비 차이도 구분됩니다.
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