카페 재고관리
같은 재료가 두 번 잡히는 재고표, 품목명과 단위는 어떻게 통일할까
발행
{"content":"같은 재료가 두 줄로 기록되면 1개 재료의 수량이 나뉘어 발주와 실사 결과가 어긋납니다. 품목명은 대표 이름 1개로 고정하고, 단위는 구매·보관·사용 기준을 연결해야 수량을 같은 흐름으로 확인할 수 있습니다. 카페에서는 ‘에티오피아 예가체프’와 ‘예가체프 Ethiopia’를 하나의 기준명으로 묶고, 생두는 kg처럼 원장 단위를 정합니다. 엑셀 파일 1개만 쓰더라도 입력 규칙과 환산 기준을 남겨 두면 지점 2곳의 재고를 합칠 때 중복이 다시 생기지 않습니다."}
중복이 생기는 기록 구조
중복은 1행에서 시작됩니다. 구매 담당자는 ‘에티오피아 예가체프 생두’, 매장 담당자는 ‘예가체프 생두 1kg’이라고 적으면 화면에는 이름이 다른 2개 행이 생기지만 실제 보관함에는 같은 원료가 놓여 있을 수 있습니다. 예를 들어 구매 화면에는 ‘디카페인 원두 1kg’, 생산 기록에는 ‘디카페인 커피 1000g’, 실사표에는 ‘디카페인 봉지 1개’가 따로 남으면 시스템은 같은 재료를 세 품목으로 읽어 발주량과 실제 잔량을 나눠 계산합니다. 이름부터 다릅니다. 해결은 품목을 새로 만드는 순간부터 규칙을 적용하는 데서 시작됩니다. 기존 행을 합칠 때도 이름만 바꾸지 말고, 어느 코드로 수량을 옮겼는지 기록해야 2개 지점의 담당자가 같은 기준으로 다음 입고를 입력할 수 있습니다.
기준 품목명 만들기
품목명에는 기준명 1개만 둡니다. 산지 정보가 필요한 원료는 산지를 앞에 두고 품목과 상태를 뒤에 붙이는 순서를 고정합니다. ‘에티오피아 예가체프 생두’를 기준명으로 정했다면 ‘예가체프 생두 1kg’에서 1kg은 규격 칸으로 옮기고, ‘예가체프 원두’는 로스팅 뒤의 상태가 달라 별도 품목으로 둡니다. 단위 차이는 품목이 아닙니다. 신규 행을 만들기 전에는 기준명 검색 결과와 기존 코드 1개를 대조합니다. 지점별 별칭은 별칭표에 남겨 입력자가 익숙한 이름을 찾아도 같은 코드로 들어가게 합니다.
구매와 사용 단위 연결
기준 단위는 계량 가능한 1개로 정합니다. 생두를 g으로 관리한다면 1kg 입고는 1000g으로 바꾸고, 우유를 mL로 관리한다면 1L를 1000mL로 환산합니다. 구매 화면에 포장 수량만 남기면 포장 크기가 달라진 날 비교가 끊기므로, 포장 수량과 실제 중량을 별도 칸에 기록합니다. ‘한 잔’처럼 양이 모호한 사용 단위는 레시피의 1회 사용량을 g 또는 mL로 고정한 뒤 차감량으로 연결합니다. 단위표는 짧게 둡니다. 엑셀에는 기준 단위를 한 열로 두고 구매 단위는 별도 열에 적습니다. 환산 수량은 세 번째 열에서 관리합니다. 환산할 수 없는 표현은 입고 전에 수정해 같은 재료의 잔량이 한 숫자로 모이게 합니다.
중복 방지 운영 규칙
중복 방지는 절차에서 결정됩니다. 기준표에는 품목 코드 1개와 기준명을 먼저 등록하고, 구매 단위는 별도 필드로 둡니다. 환산 수량도 기록 규칙에 맞춰 연결합니다. 새 재료를 추가할 때는 기존 기준명을 검색한 뒤 결과가 없을 때만 새 코드를 발급하고, 결과가 있으면 규격이나 공급처 정보만 기존 코드에 붙입니다. 이미 두 행으로 나뉜 재료는 임의로 지우지 않고 보정일과 이동 수량을 남긴 뒤 한 코드로 합쳐야 과거 입출고 기록과 현재 잔량의 차이를 설명할 수 있습니다. 지점 2곳 이상이 같은 표를 쓴다면 별칭 입력을 허용하되 저장되는 이름은 기준명 하나로 제한합니다.
핵심 요약
- 기준 품목명 1개와 품목 코드 1개를 정하면 같은 재료가 여러 행으로 갈라지는 일을 줄일 수 있습니다.
- 구매 단위와 사용 단위는 g·mL 같은 기준 단위로 환산해 입고량과 차감량을 같은 숫자로 맞춥니다.
- 새 행을 만들기 전 기존 기준명을 검색하고, 중복 행을 합칠 때는 이동 수량과 보정 기록을 남깁니다.
자주 묻는 질문
품목명과 규격을 한 칸에 같이 적어도 되나요?
분리합니다. ‘에티오피아 예가체프 생두’는 기준명으로 두고 ‘1kg’은 규격 칸에 기록해야 1kg과 5kg 입고를 같은 품목으로 합산할 수 있습니다.
kg와 g를 함께 쓰면 안 되나요?
함께 입력해도 되지만 기준 단위는 1개로 고정합니다. g를 기준으로 정하면 1kg은 1000g으로 환산하고 화면에는 구매 단위 kg와 기준 수량 1000g을 나눠 기록합니다.
생두와 원두를 같은 품목으로 관리해도 되나요?
분리합니다. 생두와 원두는 상태와 공정 시점이 달라 같은 코드로 합치면 생산 전 재고와 판매용 재고가 섞입니다. 1회 로스팅 배치의 투입량과 산출량도 별도 기록합니다.
이미 중복된 엑셀을 어디부터 고치나요?
기존 행을 먼저 복사해 보존합니다. 이후 한 기준 코드로 이동한 수량을 기록합니다. 보정일과 담당자 이름은 별도 칸에 남겨 원래 2개 행이 합쳐진 이유를 추적합니다.
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